Voor je aan een goed gesprek begint is het natuurlijk van belang om de juiste omstandigheden te creëren. De visual hieronder laat zien wat daar minimaal voor nodig is.
Er zijn natuurlijk medewerkers die uit zichzelf vlot en open vertellen hoe het écht met hen gaat, maar vaker moet je vragen stellen. Wellicht bekend, maar we benoemen het toch even: je hebt hiervoor twee opties, namelijk het stellen van gesloten en open vragen.
Na het stellen van de vraag, luister je actief naar het antwoord. Dit klinkt als een open deur, maar als mens hebben we al gauw de neiging om te luisteren om te reageren en niet om te begrijpen. Zorg dus dat je de volledige focus op het verhaal van de ander hebt en laat merken dat je luistert door oogcontact te maken, of bevestiging te geven door bijvoorbeeld ‘hmmm’, ‘oh’ en ‘ja’ te zeggen. Dit stimuleert de ander om verder te praten. En verder?
Onderstaand een aantal handige ezelsbruggetjes om dit te onthouden. Je hoeft ze uiteraard niet allemaal in te zetten, als je 1 favoriet kiest, kom je al een heel eind.
Als de medewerker is uitverteld, check je of je alles goed begrepen hebt door het antwoord samen te vatten. Je benoemt de hoofdpunten uit het verhaal. Naast de inhoudelijke samenvatting geef je ook een gevoelsreflectie. Denk aan: “Je bent boos want…” of “Je bent teleurgesteld want…”
Vraag na de samenvatting door op het verhaal, zeker als dingen toch niet helemaal duidelijk zijn. Stel het liefst een open vraag. Op die manier kom meer te weten over de situatie en wat er écht speelt.
Speelt er een probleem? Stel de medewerker dan vragen die helpen zelf met een oplossing te komen. Natuurlijk mag je meedenken, maar te snel overgaan tot het geven van adviezen werkt vaak niet. Je medewerker kent de situatie, zichzelf en de oplossingsmogelijkheden immers het best. En adviezen van een ander zijn vaak vanuit het eigen perspectief, waardoor ze minder passend zijn. Zet jezelf dus op het billenbankje, stel open coachende vragen en vul niet in voor de ander.
Door de juiste vragen te stellen activeer je je medeweker om zelf het probleem te verhelderen en oplossingen aan te dragen. Hieronder vind je een stappenplan om concreet aan de slag te gaan met het goede (coachings)gesprek.
BRON: HRPraktijk