Voor je aan een goed gesprek begint is het natuurlijk van belang om de juiste omstandigheden te creëren. De visual hieronder laat zien wat daar minimaal voor nodig is.

Goed_Gesprek2

Verschillende manieren van vragen stellen

Er zijn natuurlijk medewerkers die uit zichzelf vlot en open vertellen hoe het écht met hen gaat, maar vaker moet je vragen stellen. Wellicht bekend, maar we benoemen het toch even: je hebt hiervoor twee opties, namelijk het stellen van gesloten en open vragen.

  1. Gesloten vraag waarop iemand ja of nee kan antwoorden. Bijvoorbeeld: “Gaat het goed met je?”
    Dit soort vragen gebruik je als je iets wilt checken of het gesprek wilt sturen. Je geeft de ander namelijk een beperkte keuzemogelijkheid.
  2. Open vraag waarop iemand van alles kan antwoorden. Denk aan een vraag als: “Hoe gaat het met je?”
    Dit type vraag gebruik je als je informatie wilt ophalen bij de ander. Je geeft de medewerker alle ruimte om de vraag te beantwoorden.
Billenbankje-

Actief luisteren

Na het stellen van de vraag, luister je actief naar het antwoord. Dit klinkt als een open deur, maar als mens hebben we al gauw de neiging om te luisteren om te reageren en niet om te begrijpen. Zorg dus dat je de volledige focus op het verhaal van de ander hebt en laat merken dat je luistert door oogcontact te maken, of bevestiging te geven door bijvoorbeeld ‘hmmm’, ‘oh’ en ‘ja’ te zeggen. Dit stimuleert de ander om verder te praten. En verder?

  • Luisteren zonder je eigen aannames, meningen
  • Sta open voor de ander, wees nieuwsgierig
  • Probeer de ander te begrijpen, zonder dat je overal begrip voor hoeft te hebben

Onderstaand een aantal handige ezelsbruggetjes om dit te onthouden. Je hoeft ze uiteraard niet allemaal in te zetten, als je 1 favoriet kiest, kom je al een heel eind.

In dit filmpje zie je mooi hoe het niet en wél moet.

Gesprekstechnieken

Samenvatten

Als de medewerker is uitverteld, check je of je alles goed begrepen hebt door het antwoord samen te vatten. Je benoemt de hoofdpunten uit het verhaal. Naast de inhoudelijke samenvatting geef je ook een gevoelsreflectie. Denk aan: “Je bent boos want…” of “Je bent teleurgesteld want…”

Doorvragen

Vraag na de samenvatting door op het verhaal, zeker als dingen toch niet helemaal duidelijk zijn. Stel het liefst een open vraag. Op die manier kom meer te weten over de situatie en wat er écht speelt.

Verval niet in adviezen

Speelt er een probleem? Stel de medewerker dan vragen die helpen zelf met een oplossing te komen. Natuurlijk mag je meedenken, maar te snel overgaan tot het geven van adviezen werkt vaak niet. Je medewerker kent de situatie, zichzelf en de oplossingsmogelijkheden immers het best. En adviezen van een ander zijn vaak vanuit het eigen perspectief, waardoor ze minder passend zijn. Zet jezelf dus op het billenbankje, stel open coachende vragen en vul niet in voor de ander.

Concrete tips bij het bespreken van problemen

Door de juiste vragen te stellen activeer je je medeweker om zelf het probleem te verhelderen en oplossingen aan te dragen. Hieronder vind je een stappenplan om concreet aan de slag te gaan met het goede (coachings)gesprek.

Stappenplan

Stap 1: Stel vast wat je wilt bereiken en hoe het gesprek daar aan bijdraagt. 
  • Wat wil je bereiken?
  • Wat is belangrijk voor je?
  • Wat is het verwachte resultaat van jouw mogelijke acties?
  • Waar ligt dan de nadruk van dit gesprek op en hoe zal dat jouw doel beïnvloeden?
  • Met welke situatie zou je tevreden (kunnen) zijn?
  • Hoe weet je of je je doel hebt bereikt?
 Stap 2: Doorgrond de huidige situatie en het probleem. 
  • Wat gebeurt er nu?
  • Waarom is het ingebrachte onderwerp een probleem?
  • Welke concrete voorbeelden zijn er?
  • Hoeveel impact en controle heb je momenteel op die situatie?
  • Wat heb je tot nu toe ondernomen? Waarom werkte dat wel of niet?
  • Wat zijn de consequenties als het je niet lukt?
  • Wie zijn erbij betrokken? Wat doen zij? Hoe belangrijk zijn zij om een goede oplossing te krijgen?
 Stap 3: Bedenk ideeën die kunnen bijdragen aan de oplossing van het probleem. 
  • Welke alternatieven heb je?
  • Hoe zou een lijstje met mogelijke acties eruit zien?
  • Wat zou je nog meer kunnen doen?
  • Wat zou je doen als niets je tegen hield?
  • Wat zijn de voor- en nadelen van de diverse opties?
  • Hoe makkelijk of moeilijk zijn die opties voor je?
  • Zijn er voor de verschillende opties ongewenste ‘bijwerkingen’?
 Stap 4: Kom tot een afrondende conclusie en sluit af met een duidelijk actieplan 
  • Welke optie ga je daadwerkelijk proberen? En wanneer?
  • Hoe kom je erachter of wat je doet ook echt werkt?
  • Welke hindernissen verwacht je tegen te komen en wat ga je daar aan doen?
  • Wie zijn nog meer belangrijk voor de oplossing?
  • Hoe betrek je die personen bij jouw plan?
  • Wie moeten geïnformeerd worden, waarover en wanneer?
  • Hoe voel je jezelf bij de gedachte aan het uitvoeren van deze optie?
  • Hoe kan ik jou als leidinggevende verder ondersteunen?

BRON: HRPraktijk