Als je als leidinggevende een zieke medewerker hebt, wil je natuurlijk graag dat hij zo snel mogelijk verantwoord weer aan het werk kan. Enerzijds omdat het niet prettig is om iemand te missen in je team, anderzijds omdat werk ook kan bijdragen aan iemands herstel. Precies daarvoor is de Wet verbetering poortwachter ingesteld: om te zorgen dat er minder langdurig zieke werknemers zijn.

Wat houdt de Wet verbetering poortwachter in?

In de Wet verbetering poortwachter staan de regels en verantwoordelijkheden van betrokken partijen bij de re-integratie van een zieke werknemer. Zo is bijvoorbeeld bepaald dat zowel werkgevers als werknemers verplicht zijn zich in te spannen voor de re-integratie, maar dat de werkgever een actieve rol heeft en eindverantwoordelijk is. Het is de bedoeling dat werkgevers zich laten bijstaan door een arbodienst of bedrijfsarts. Organisaties die werken volgens het Eigen regie model en de maatwerkregeling i i Maatwerkregeling Bij de maatwerkregeling kan de werkgever (met toestemming van de OR) zelf kiezen welke arbodienstverlener activiteiten rondom preventie en verzuimbegeleiding uitvoert  , zorgen er zelf voor dat ze de stappen uit de Wet verbetering poortwachter volgen. Ze huren wel externe deskundigen in, zoals een bedrijfsarts, voor de taken die zij wettelijk gezien zelf niet mogen en kunnen uitvoeren.

Wat regelt de Wet verbetering poortwachter?

In de Wet verbetering poortwachter staat dat de werkgever verantwoordelijk is voor de re-integratie van een zieke werknemer die bij hem in loondienst is. Hij is verplicht om te proberen de werknemer te re-integreren. In het eerste ziektejaar naar de eigen functie of naar aangepast werk in de eigen organisatie, in het tweede jaar mag de zieke werknemer ook re-integreren bij een ander bedrijf. Dit wordt het eerste en tweede spoor genoemd. Zolang de medewerker ziek is, betaalt de werkgever het loon door. Is de werknemer na twee jaar nog ziek, dan stopt de re-integratieverplichting en de verplichting om het loon door te betalen. De werknemer kan dan een WIA-uitkering bij het UWV aanvragen.

Wat je als leidinggevende moet weten over de Wet verbetering poortwachter

Het re-integratietraject van een zieke werknemer kent een aantal verplichte stappen. Als leidinggevende bij een organisatie die heeft gekozen voor de maatwerkregeling, moet je zelf in de gaten houden of je al deze stappen op tijd en op de juiste manier uitvoert. Daardoor ben je intensief betrokken bij de begeleiding van je medewerker tijdens de re-integratie. Zo stel je samen met je medewerker een plan van aanpak op en pas je dat samen ook weer aan als er iets verandert, bijvoorbeeld na een bezoek aan de bedrijfsarts. Dat heeft als voordeel dat je goed de vinger aan de pols kunt houden, eventuele knelpunten snel signaleert en kunt helpen oplossen. Dat helpt om je medewerker snel en verantwoord weer te laten terugkeren naar het werk.

Het voorkomen van loonsacties is niet de enige reden waarom je het volgen van onderstaande tijdlijn en stappenplan als leidinggevende zou willen doen. Het draait er vooral om dat je steun biedt, de medewerker serieus neemt en luistert naar wat diegene nodig heeft. Is daar meer voor nodig dan onderstaande stappen, doe dan vooral aanvullende dingen. Het contactmoment hoeft bijvoorbeeld niet beperkt te blijven tot eens in de zes weken, dat kun je zelf bepalen in overleg met je medewerker. Uiteindelijk wil je samen stappen zetten en je medewerker helpen datgene te doen wat goed is voor zijn of haar herstel.

De tijdlijn en te zetten stappen volgens de Wet verbetering poortwachter

Bij de maatwerkregeling bepaalt de werkgever zelf wanneer de zieke medewerker wordt uitgenodigd voor het spreekuur van de bedrijfsarts, als dat maar gebeurt vóór de termijn die in de Wet verbetering poortwachter staat, dus voor de zesde ziekteweek. Wanneer je je medewerker ziekmeldt bij de bedrijfsarts en hem of haar uitnodigt voor het verzuimspreekuur hangt af van het verzuimbeleid in je organisatie.

Stappenplan

  • Week 1: afhankelijk van het verzuimprotocol in je organisatie meld je de medewerker ziek en geef je in het verzuimvolgsysteem aan dat de medewerker ziek is.
  • Week 6:
    Dit is het eerste wettelijk verplichte moment uit de Wet verbetering poortwachter. Probleemanalyse: hierin beschrijft de bedrijfsarts wat de mogelijkheden en beperkingen zijn van de zieke medewerker, wat kan hij of zij nog wel en wat niet?
  • Week 8:
    Plan van aanpak: samen met je medewerker maak je een plan van aanpak op basis van de probleemanalyse. In principe is het doel van de re-integratie dat je medewerker terugkeert in zijn eigen functie. Je beschrijft welke acties je neemt om dat te bereiken en je legt de afspraken vast die jullie maken. Dit kunnen verschillende maatregelen zijn, ook tegelijkertijd, bijvoorbeeld aangepast werk en een coachingstraject.
  • Elke 6 weken (of vaker):
    Evaluatie: Je bespreekt regelmatig met je medewerker het plan van aanpak om de voortgang van de re-integratie te volgen. Gaat het goed en volgens plan of is het nodig om bij te stellen? Is dat laatste het geval, dan passen jullie het plan van aanpak daarop aan. Je kunt met je medewerker uiteraard ook andere afspraken maken en bijvoorbeeld elke 3 weken afspreken.
  • Week 42:
    Ziekmelding UWV: de werkgever meldt de werknemer ziek bij UWV.
  • Week 52:
    Eerstejaarsevaluatie: Uiterlijk in week 52 kun je samen met je medewerker de eerstejaarsevaluatie invullen. Hierin beschrijf je hoe de re-integratie tot dat moment is verlopen.
  • Week 91:
    Eindevaluatie: als je medewerker bijna twee jaar ziek is, maak je samen met je medewerker de eindevaluatie. Hierin geeft je aan wat de stand van zaken is rondom de re-integratie. Je verwerkt hierin het oordeel van de bedrijfsarts.
  • Week 93:
    Aanvraag WIA-uitkering: na 2 jaar ziekte kan je medewerker de werknemer de WIA-uitkering aanvragen. Hiervoor zijn verschillende documenten nodig waaronder het re-integratieverslag.

Bovenstaande wettelijk verplichte stappen uit de Wet verbetering poortwachter zijn belangrijk, omdat je een loonsanctie riskeert als je je niet aan de verplichting van inspanning voor re-integratie hebt gehouden. Dan kan het zijn dat de werkgever een jaar langer het loon moet doorbetalen.