Het inzetten van de cirkel van invloed bij veranderingen

Op werk kunnen verschillende situaties zich voordoen waar je medewerker zich enorm druk om kan maken: een humeurige collega, inefficiënte vergaderingen, te veel werk, nieuwe protocollen, een reorganisatie, enzovoorts. Het opwinden over dit soort zaken kost vaak veel energie, maar negen van de tien keer leidt het nergens toe. Een collega verandert niet, het protocol moet toch gevolgd worden en de reorganisatie gaat ook gewoon door. Zonde van de energie dus. Je medewerker kan zich beter druk maken om dingen waar hij wel iets aan kan veranderen: dingen die binnen zijn cirkel van invloed vallen.

In de cirkel van betrokkenheid zitten alle dingen waar iemand mee te maken heeft, iets van vindt of zich druk om maakt. Denk bijvoorbeeld aan het klimaat, zijn gezin, werk en collega’s. De cirkel van invloed ligt binnen de cirkel van betrokkenheid. Hierin staan alle zaken waar iemand bij betrokken is én waar hij invloed op heeft.

Als je medewerker zich druk maakt over zaken waar hij geen invloed op heeft, kost dit veel (negatieve) energie en het levert weinig op. Als dat te vaak gebeurt of te lang duurt, kunnen irritatie en frustratie de overhand krijgen. Misschien wordt je medewerker hierdoor vaker boos of is hij chagrijnig, kort van stof of raakt hij zelfs overspannen. Covey stelt dat iemand zich het beste alleen druk kan maken over dat waar hij daadwerkelijk invloed op heeft en het andere moet loslaten. Deze beslisboom van ‘omdenken’ kan hier misschien ook bij helpen. Het is belangrijk dat de medewerker zijn cirkel van invloed groter maakt en zorgt dat hij weer energie van zijn werk krijgt. Je zult zien dat dan ook zijn werkplezier weer toeneemt en dat heeft weer een positieve invloed op de mentale weerbaarheid.

Maar hoe help je iemand bij het groter maken van de cirkel van invloed? Daarvoor maak je eerst onderscheid tussen:

• Cirkel van controle: de dingen waar je medewerker zelf iets aan kan doen > hij moet zijn gedrag veranderen
• Cirkel van invloed: de dingen waar anderen iets aan moeten doen > je medewerker kan invloed uitoefenen op het gedrag van anderen
• Cirkel van betrokkenheid: de dingen waar je medewerker geen invloed op heeft, denk aan de coronacrisis, het klimaat en het beslissingen van de politiek die het werk raken.

Als iemand beweegt van de cirkel van betrokkenheid naar de cirkel van invloed, maakt hij een beweging van ‘passief’ (ondergaan) naar ‘actief’ (in actie komen). In die beweging doorloopt hij de volgende fasen:

• Passief: hij zit in de slachtofferrol; dingen overkomen hem, hij kan er niets aan doen, het komt door anderen dat hij in deze situatie terecht is gekomen.
• Reactief: hij zit zelf in de cirkel van invloed; alles raakt hem wel, maar hij onderneemt geen actie. Hij heeft emoties, het windt hem op, hij is boos en hij laat zijn gedrag leiden door die emoties en gevoelens. Hij blijft zich afreageren en afzetten tegen de gang van zaken of tegen jou als leidinggevende.
• Proactief: In de cirkel van invloed is hij proactief: hij is zich bewust van zijn omgeving, maar die is niet bepalend voor zijn gedrag. Wat hij doet wordt bepaald door zijn eigen overtuiging. Je medewerker doorbreekt de situatie door deze te veranderen of zijn gedrag te veranderen.

Als leidinggevende kun je met de cirkel van invloed je medewerkers helpen die zich druk maken over bepaalde zaken. Bespreek waarover iemand zich zorgen maakt en bekijk of de medewerker hier zelf invloed op kan uitoefenen. Help je medewerker door in kaart te brengen waar hij wel en geen invloed op heeft. En bekijk waar de energie heen kan gaan. Je kunt ook de medewerker helpen vanuit je leidinggevende rol, door iets voor hem te regelen of duidelijkheid te scheppen.

Hier vind je handige documenten die jou en je medewerker kunnen helpen bij het inzetten van de cirkel van invloed.