Mediation: wat is het en wanneer zet je het in?

Mediation is een vorm van conflictbemiddeling waarbij een neutrale mediator de communicatie en onderhandeling tussen de ruziënde partijen begeleidt. Het doel van mediation is de werkelijke belangen van beide partijen te achterhalen, zodat een gezamenlijk gedragen oplossing kan worden gevonden.

Als er een conflict speelt in je team, stuur je er als leidinggevende natuurlijk eerst op dat de medewerkers dit samen proberen op te lossen. Wanneer het conflict te hoog oploopt en er samen geen uitweg wordt gevonden, kun je een mediator inschakelen. De bedrijfsarts kan dit eveneens adviseren, wanneer een conflict de onderliggende oorzaak van een ziekmelding is.

De mediator kan een HR of arboprofessional zijn zoals een bedrijfsmaatschappelijk werker of praktijkondersteuner bedrijfsarts (POB). Zeker als er sprake is van mogelijke juridische stappen als ontslag of een officieel verbetertraject, is een officiële mediator vaak wel de beste oplossing. 

In alle gevallen is belangrijk dat de mediërende partij neutraal en vertrouwelijk is. Mediation heeft daarnaast een aantal kenmerken en voorwaarden:

• Zelfbeschikking: partijen hebben eigen regie, nemen autonoom deel aan het proces en maken zelfstandig beslissingen over de uitkomst.
• Vrijwilligheid: partijen stemmen ermee in dat de mediator hen begeleidt en dat het mediation proces tussentijds afgebroken kan worden. Er wordt daarom ook van commitment gesproken die de partijen moeten hebben om er samen uit te komen.
• Vertrouwelijkheid: om belangen op tafel te leggen, moet er vrij gesproken kunnen worden en gebrainstormd over opties zonder dat die naar buiten gecommuniceerd worden. Tijdens en na de mediation geldt dan ook een geheimhoudingsplicht.
• Neutraliteit van de mediator: de mediator is alléén procesbegeleider en kiest geen kant voor één van beide partijen. De mediator lost het probleem niet voor de partijen op en heeft geen belang bij de uitkomst of oplossing van het conflict. De mediator zorgt alleen dat beide partijen in gesprek blijven en zij gezamenlijk tot een oplossing komen met oog voor een ieders behoeften, zorgen en wensen.

Beide partijen mogen iemand meenemen. Zo komt het bijvoorbeeld voor dat een vertrouwenspersoon een medewerker steunt in een gesprek met een werkgever.

Het mediation proces is opgebouwd uit verschillende stappen:

1. Kennismakingsgesprek of intake waarin de mediator de situatie in kaart brengt en uitleg geeft over het proces.
2. Start van de mediation en ondertekenen mediation overeenkomst.
3. Vervolgbijeenkomsten waarin beide partijen hun kant van het verhaal vertellen. Hierin wordt de kern van het conflict wordt onderzocht en komen onderliggende belangen, behoeften en wensen op tafel komen. Daarbij is er veel aandacht dat beide partijen zich gehoord.
4. Oplossingen zoeken en prioriteren die zoveel mogelijk in ieders belang voorzien (win-win).
5. Besluiten en vastleggen van de gekozen oplossing.

Op de website van MfN register of in het Handboek Mediation kan je meer informatie opzoeken over de stappen van mediation.

In het MfN register staan mediators die gekwalificeerd zijn en handelen volgens strikte richtlijnen.