Hoe Bureau Jeugdzorg Limburg het verzuim flink omlaag kreeg met het 4-domeinenmodel

In 2018 had ook Bureau Jeugdzorg (BJZ) nog een heel hoog ziekteverzuim (9,1%), onder andere vanwege de impact die de transitie, transformatie en bezuinigingen in de sector jeugdzorg, op haar medewerkers had. Bureau Jeugdzorg Limburg wilde graag passende aandacht geven aan medewerkers die verzuimden, maar ook aan medewerkers die aan het werk waren. Dit startte met de vraag hoe ze medewerkers preventief kon ondersteunen bij het versterken van hun energie- en hulpbronnen. En kreeg een vervolg toen in gesprek met (de bedrijfsarts en keyaccountmanager van) Mensely het 4-domeinen-model aan bod kwam.

Dit model gaat ervan uit dat er situaties zijn waarin mensen (tijdelijk) niet in staat zijn om te werken. Dat is in het leven nu eenmaal zo. De oorzaak ligt echter lang niet altijd op gezondheidsgebied, maar kan ook voortkomen uit privéomstandigheden, werkissues of motivatieproblemen. Denk bijvoorbeeld aan het verlies van een dierbare, werk dat niet meer past of een conflict met een leidinggevende.

In die gevallen is een ziekmelding lang niet altijd de meest helpende oplossing. Afspraken rond werk en specifieke ondersteuning, bijvoorbeeld door een rouwcoach of mediator doen in deze gevallen veel meer goed.

Het 4-domeinenmodel wordt binnen Bureau Jeugdzorg o.a. door de bedrijfsarts toegepast in de spreekkamer. Wanneer een medewerker op het spreekuur verschijnt (preventief of na ziekmelding) kijkt de bedrijfsarts op vier gebieden naar wat er speelt; privé, werk, motivatie en medisch. Deze vier kwadranten worden ook benoemd en besproken en komen terug in de terugkoppelingen.

Is de vraag van medische aard, dan behandelt de bedrijfsarts deze ook als zodanig. Maar is het bijvoorbeeld werkgerelateerd? Dan wordt er terug verwezen naar de werkgever of de leidinggevende en wordt het ook niet bestempeld als medisch. Hetzelfde geldt voor loopbaanvraagstukken. Na 15 jaar bij dezelfde werkgever kan het voorkomen dat iemand het werk niet meer op kan brengen en er geen ‘fit voor de job’ meer is. Dan wordt er ook gekeken naar een oplossing, al dan niet buiten de deur, maar niet meer onder de vlag van een ziekmelding.

Pieter-Paul: “Er zijn natuurlijk altijd raakvlakken. Als je op het werk niet lekker in je vel zit, heb je er privé last van, en kun je ook medische klachten krijgen. Maar er wordt wel altijd goed gekeken waar de oorzaak, de basis van het probleem ligt. Daar gaan we mee aan de slag en dat werpt zijn vruchten af.“

Bovendien is het 4-domeinenmodel sinds 2019 ook de basis van de visie op verzuim en het beoordelings- en ontwikkelingsbeleid. Het komt terug in de manier van omgaan met elkaar, de gesprekken vanuit HRM en vanuit de leidinggevende met medewerkers.

Ook heeft Bureau Jeugdzorg de keus gemaakt om mensen die tijdelijk minder of niet inzetbaar zijn, ook zonder ziekmelding (tijdelijk) vervangen kan worden. Dit om de werkdruk op de andere collega’s niet onnodig te vergroten.

Diana de Serière: “We staan er open voor als mensen zeggen: "Het lukt nu even niet." Dan is de vraag: “Waar ligt dat dan aan? Wat heb je nodig? Wat voor een interventie kunnen we inzetten?” Als het moet, houden we iemand even uit de wind. Dat betekent natuurlijk wel dat we extra formatie moeten inzetten en dat kan gelukkig, omdat we permanent werven. Daardoor hebben we voldoende handen, ook als er uitstroom is of als er mensen even uit de wind gehouden moeten worden.”

Bureau Jeugdzorg Limburg spoort mensen daarnaast aan gebruik te maken van de bedrijfsarts voor preventief advies. Ze bieden een menukaart met interventies waar medewerkers heel laagdrempelig gebruik van kunnen maken: Preventieboog menukaart vitaliteit & veerkracht. Maakt iemand liever gebruik van een andere interventie omdat die beter aansluit? Dan faciliteren ze dat ook, financieel en in uren.

En Bureau Jeugdzorg Limburg voert een levensfasebewust personeelsbeleid. Dat betekent dat er goed gekeken wordt naar de algemene kenmerken in de verschillende levensfasen waarin de medewerkers zitten. De groep 25-35 heeft vaak andere problemen dan die van 45-55. De een heeft vaker te maken met een jong gezin, de ander bijvoorbeeld meer met mantelzorg of een combinatie daarvan. En wat dacht je van de 65-plussers die langer door moeten werken? Die kunnen weer heel andere behoeften hebben. Binnen de organisatie is gekeken wat gedaan kan worden om medewerkers in al de verschillende levensfasen te ondersteunen. Welke tools zijn aanwezig, welke ruimte biedt de CAO, welke interventies zijn er per levensfase? Daarnaast kijken zij naast het levensfasebewust personeelsbeleid ook altijd naar de medewerker als individu en is er ruimte voor maatwerk.

De hoofdvraag is bij alles: hoe zijn deze zaken bespreekbaar te maken? Zodat mensen er niet in hun eentje mee blijven rondlopen, je als collega’s begrip kan kweken voor elkaar en kunt zorgen voor elkaar. Hiervoor heeft Bureau Jeugdzorg o.a. in juni 2020, tijdens de coronaperiode - samen met Mensely en twee HRM-adviseurs een webinar voor leidinggevenden gemaakt. Om de aanpak van de 4 domeinen helder te maken richting medewerkers en hen te laten weten hoe ze het gesprek met elkaar kunnen voeren. Door herhaling en permanente aandacht voor het tijdig voeren van het goede gesprek en gebruik te maken van alle adviseurs en het delen van elkaars ervaringen en deskundigheid. Deze aanpak is ook doorgevoerd in het reguliere beleid zoals visie op verzuim, preventie en het jaargesprek vanuit beoordelen & ontwikkelen. Dit beleid blijft door ervaringen in de praktijk continu in ontwikkeling.

Diana de Serière: “We vragen onze mensen dan ook regelmatig: “Hoe denk jij dat we de ondersteuning voor onze medewerkers nog verder kunnen doorontwikkelen?” Je moet bereid zijn als werkgever en als leidinggevende, om naar iedere medewerker te luisteren, signalen serieus te nemen en maatwerk te durven bieden.”

Het preventieve spreekuur is inmiddels beter gevuld dan het verzuimspreekuur. Mensen voelen zich gehoord, ervaren dat er met hen meegedacht wordt en dat ze bij hun leidinggevende terecht kunnen als ze ergens tegenaan lopen. En die leidinggevende kan weer terecht bij de HRM-afdeling met juristen en personeelsadviseurs. Ondanks de stijgende – en buiten de eigen invloedssfeer gelegen - werkdruk blijkt uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek dat de werktevredenheid gestegen is. En Bureau Jeugdzorg Limburg is door deze bijzondere stijging zelfs uitgeroepen tot topwerkgever.

Diana de Serière: “Onlangs kregen we het grootste compliment van de OR. Zij gaven aan dat het aantal jaar geleden echt ondenkbaar was dat je aangaf dat het werk je even teveel werd. En dat het nu openlijk bespreekbaar is. Je mag het nu gewoon zeggen als de druk te hoog is en het werk te zwaar. Nu wordt er echt geluisterd en samen met collega’s en leidinggevende gekeken naar wat je nodig hebt en worden er passende interventies aangeboden.”