Verzuim met een andere oorzaak dan ziekte, hoe ga je daar als leidinggevende mee om?

Er zijn situaties waarin een medewerker (tijdelijk) niet in staat is om te werken. De meeste mensen melden zich dan ziek, simpelweg omdat dit de enige mogelijkheid lijkt. Dit is terecht als het een medische oorzaak heeft, maar dat is lang niet altijd het geval, blijkt uit meerdere onderzoeken. Zo constateerde de WRR dat de helft van uitval wordt veroorzaakt door het werk zelf. En er kunnen ook privéproblemen spelen, een gebrek aan motivatie of een combinatie van factoren. 

Denk aan verregaande zorgen over een echtscheiding, waardoor iemand niet meer slaapt, zich niet meer kan concentreren en zeer emotioneel raakt. Aan een oudere medewerker die het niet meer kan opbrengen mee te moeten met de zoveelste reorganisatie binnen de organisatie. Of aan een conflict op de werkvloer, misschien wel met jou als leidinggevende.

Eigenlijk zijn alle verzuimoorzaken onder te brengen in vier domeinen:

1. Medisch
   Denk hierbij aan allerlei klachten door een medische aandoening, zoals rugklachten, kanker, depressie of burn-out. Deze oorzaken worden in veel gevallen vastgesteld door een (bedrijfs)arts. 
2. Privé
   In dit domein vallen ziekmeldingen die voortvloeien uit privésituaties zoals echtscheiding, het verlies van een dierbare, schulden, mantelzorg en of ouderschap.
3. Werk 
   Denk hierbij aan verzuim door situaties op het werk, zoals een te hoge werkdruk, een conflict met collega's of een leidinggevende of niet passende werktaken of -tijden. 
4. Motivatie
   In sommige gevallen komt een ziekmelding door een gebrek aan motivatie. Dit kan allerlei redenen hebben. Te weinig voldoening, te weinig uitdaging of misschien wel andere prioriteiten. 

Door bij een ziekmelding te herkennen welk domein er speelt, kun je als leidinggevende de juiste ondersteuning bieden en een passende verlofvorm voorstellen. 

In deze gevallen is een ziekmelding niet zomaar de juiste route. Het probleem wordt daarmee immers niet opgelost, iemand komt enkel thuis te zitten. De ervaring leert dat mensen hier niet gebaat bij zijn. Sterker nog: ze ontwikkelen hierdoor vaak gezondheidsklachten die ze voor de ziekmelding niet hadden. De invloed daarvan op de inzetbaarheid van de desbetreffende medewerker of de effectiviteit van je team spreekt voor zich. Maar wat kun je hier als leidinggevende nu aan doen?

Zodra iemand zich heeft ziek gemeld, ben je als leidinggevende eigenlijk te laat. Op dat moment mag je volgens de wet namelijk nog maar een aantal vragen stellen en ligt de bal qua begeleiding geheel bij de bedrijfsarts. Vaak duurt het een aantal weken voor iemand wordt opgeroepen voor een eerste spreekuur. Kostbare tijd, waarin iemand met de juiste begeleiding wellicht al weer aan de slag kan. Al is het maar deels. Je wilt er dus voor zorgen dat iemand eerder aan de bel trekt, zodat jullie samen kunnen uitzoeken waar iemand echt bij gebaat is. Want ook al is een medewerker medisch gezien niet ziek, toch is hij niet in staat om te werken.

De ondersteuning die iemand nodig heeft is afhankelijk van wat er speelt. Een mantelzorger die overloopt door filestress is wellicht gebaat bij het anders indelen van werkuren. Iemand die volop in scheiding ligt kan misschien uit de voeten met een time-out tot de belangrijkste zaken geregeld zijn. En iemand met schulden heeft meer aan professionele schuldhulpverlening. De beste manier om er achter te komen wat iemand écht helpt, is door dit te vragen. De meeste mensen kunnen dit namelijk heel goed aangeven en door iemand zelf de regie te geven is een interventie meestal ook nog effectiever. De volgende stap is om te kijken wat er mogelijk is binnen de organisatie. HR kan hiervoor een goede gesprekspartner zijn, maar ook professionals als een bedrijfsarts of praktijkondersteuner bedrijfsarts (POB).