Het verschil tussen ziek zijn en niet kunnen werken
Medewerkers kunnen bellen om aan te geven dat ze niet kunnen werken met uiteenlopende redenen. Naast ziekte kunnen er ook zaken spelen in de privé- of werksituatie of er kan iets aan de hand zijn met de motivatie. Denk bijvoorbeeld aan iemand die in scheiding ligt, een conflict heeft met een collega of dat de baan niet meer past bij de persoon. Dit kan soms te veel worden, waardoor medewerkers zich niet inzetbaar voelen. Het is vaak geen reden om je ziek te melden, wel om in gesprek te gaan.
Voorbeelden van afwezigheidsmeldingen zijn:
- Ik ben ziek
- Ik kan niet komen werken
- Ik zit er helemaal doorheen
- Het gaat niet vandaag
- Het wordt mij allemaal even te veel
Alleen in het eerste geval is er duidelijk sprake van een ziekmelding. In dit geval heb je te maken met de Wet verbetering Poortwachter (WvP). Daarbij mag je dan ook minder vragen vanwege de privacy wetgeving (AVG), omdat medische gegevens sterk beschermd worden. Je kan bijvoorbeeld niet doorvragen wat iemand precies heeft, adviezen geven of de informatie noteren. Dat is de rol van de bedrijfsarts. Die inhoudelijke informatie is ook niet echt belangrijk, je wilt vooral weten wat het effect op het werk is en wat de mogelijkheden zijn.
Bij de andere voorbeelden is de oorzaak van de behoefte voor afwezigheid onbekend. Door open in gesprek te gaan, kan je erachter komen wat er speelt. Hierbij is het vooral van belang om samen te onderzoeken waardoor het niet goed gaat. Speelt er bijvoorbeeld iets op privé gebied of is het werk gerelateerd? Wat heeft de medewerker nodig? Welke verlofvorm past hierbij?
Daarbij is het ook goed om te realiseren dat het met afwezigheid niet om alles of niets hoeft te gaan. Naast volledig werken of hele dagen thuiszitten is het ook mogelijk om gedeeltelijk aan de slag te gaan. Soms kan iemand bijvoorbeeld wel zijn mail bijhouden, een stuk schrijven of een analyse maken als dat verspreid over de dag kan.
Hoe reageer je als een medewerker zich afwezig meldt?
Met deze handvatten en voorbeeldvragen kan je het gesprek voeren:
Tips
Toon zorg en betrokkenheid:
- Hoe gaat het met je?
- Ik hoor aan je stem dat het iets met je doet
- Wat vervelend om te horen
Ontdek wat de oorzaak van de afwezigheid is en de verlofvorm die daarbij past:
- Hoe komt het dat je je zo voelt?
- Gaat het om ziekte (medisch)? Dan heb je te maken met ziekteverzuim. Je mag niet doorvragen op medische informatie, dus geen klachten, diagnoses etc.
- Of gaat het om één van de domeinen (privé, werk of motivatie) waarvoor er mogelijk andere verlofvormen gebruikt kunnen worden (zie de leestips onderaan het artikel)
- Wanneer het om een vangnetbepaling, arbeidsongeval of verkeersongeval gaat, gelden weer andere processen. Dit kan je bij HR navragen.
Als de afwezigheid niet medisch is, kan je doorvragen om samen te onderzoeken of er privé, op werk of op gebied van motivatie iets speelt:
- Heb je een idee wat de oorzaak is?
- Sinds wanneer heb je hier last van?
- Zijn er afgelopen periode veranderingen geweest op werk of thuis?
- Waar loop je tegenaan op werk?
Bespreek de mogelijkheden:
- Wat lukt nog wel?
- Zie je mogelijkheden om een deel van je taken op te pakken?
- Wat verwacht je vandaag te gaan doen?
Bespreek het herstel:
- Wat ga je doen om te herstellen?
- Wat heb je hiervoor nodig?
- Is er hulp? Ga je hulp zoeken?
- Kan ik je nog ondersteunen?
Check zaken voor overdracht:
- Hoe lang verwacht je dat het duurt dat je weer (een deel) van je werk kan oppakken?
- Zijn er afspraken die afgezegd of verplaatst moeten worden?
- Welke werkzaamheden moeten worden overgedragen?
Vraag om contactgegevens:
- Hoe kan ik je bereiken?
- Op welk (verpleeg)adres verblijf je?
Maak afspraken met elkaar:
- Wat ga de komende periode doen?
- Wanneer spreken we elkaar weer?
- Wanneer lukt het je om de afspraken op te schrijven en naar mij te sturen?
Dit vergroot commitment op de afspraken en eigen regie van de medewerker.