Van administratie tot zwangerschapsverlof

  1. Zwangerschap bekendmaken
    Je medewerkster hoeft wettelijk gezien pas 3 weken voordat het zwangerschapsverlof ingaat aan je te vertellen dat ze zwanger is. Maar grote kans dat dat al veel eerder gebeurt. De meeste vrouwen vertellen het zodra ze weten dat de zwangerschap goed verloopt, dus na de 10 weken-echo of na een ander onderzoek. Het kan zijn dat je medewerkster het eerst in vertrouwen aan jou vertelt en pas later aan haar collega’s wil laten weten. Vraag haar daarom altijd of je het nieuws al mag delen of niet en laat het aan haar om het moment te bepalen.

  2. Felicitaties
    Een zwangerschap is meestal iets feestelijks en voor de meeste mensen een van de mooiste dingen die hen kan overkomen. Pols voor de zekerheid (voorzichtig) toch even of de zwangerschap als goed nieuws beschouwd wordt, want je weet het nooit zeker. Zo ja, dan is het natuurlijk leuk om hier even aandacht aan te besteden, bijvoorbeeld door met je team of afdeling een kaartje te schrijven, eventueel met een cadeautje. Afhankelijk van wat bij jullie gebruikelijk is of wat je zelf graag wil doen.

  3. Gesprek over verlof
    Bij haar eerste of tweede bezoek heeft je medewerkster een zwangerschapsverklaring van de verloskundige, huisarts of gynaecoloog gekregen die de zwangerschap bevestigt en de uitgerekende datum vermeldt. Daarmee kun je als leidinggevende het begin van het wettelijke zwangerschapsverlof berekenen. De medewerkster mag 4, 5 of 6 weken voor de uitgerekende datum met zwangerschapsverlof.

    Het bevallingsverlof gaat in op de dag nadat je medewerkster is bevallen. Dit verlof duurt meestal 10 weken, maar er zijn uitzonderingen waarbij het langer kan duren. Welke dat zijn, vind je bij het UWV.

    Als medewerksters bepaalde gezondheidsrisico’s lopen door hun werk, wil je het liefst dat ze je zo vroeg mogelijk vertellen dat ze zwanger zijn. Dan kun je namelijk op tijd de nodige maatregelen treffen om hun gezondheid en die van hun ongeboren kindje te beschermen. Besteed daar aandacht aan in bijvoorbeeld voorlichting over werk en zwangerschap, zodat medewerksters het belang van een vroege melding kennen.

  4. Gesprek over gezondheidsrisico’s
    Voer apart een gesprek met je medewerkster over de rechten en plichten tijdens zwangerschap. Zwangere medewerksters en hun ongeboren kind worden door de wet goed beschermd. Van jou wordt verwacht, dat je je medewerkster hierover informeert en dat je er alles aan doet om gezondheidsklachten door het werk te voorkomen. Let op: ook stress en hoge werkdruk zijn niet goed voor een zwangere en je merkt niet altijd dat dit speelt. Vraag dus op een open manier of ze ergens tegenaan loopt in haar werk en zorg dat je vinger aan de pols houdt door regelmatig te vragen hoe het gaat.

  5. Aanvragen zwangerschapsuitkering
    Als het goed is heb je nadat je medewerkster je vertelde dat ze zwanger is, afspraken gemaakt over wanneer het zwangerschapsverlof in gaat. Tijdens dit verlof krijgt de medewerkster gewoon haar loon doorbetaald en ontvangt je werkgever voor de zwangere medewerkster van UWV een zwangerschaps- en bevallingsuitkering. Je kunt deze uitkering aanvragen met een aanvraagformulier bij UWV tussen de 4 en 2 weken voor de ingangsdatum van het verlof. Hierbij heb je de zwangerschapsverklaring nodig, omdat daar de uitgerekende datum op staat.

  6. Gesprek over ouderschapsverlof
    Het is niet verplicht om dit nu al te voeren, maar natuurlijk is het wel zo handig als je al voordat je medewerkster met zwangerschapsverlof gaat, weet of ze van plan is ouderschapsverlof op te nemen. Je kunt dan polsen wat haar wensen zijn en rekening proberen te houden met haar voorkeuren wat betreft werkdagen en aantal uren.

  7. Bevalling
    Als de werkneemster is bevallen, zorg je er natuurlijk voor dat er een kaart en eventueel een kraamcadeau worden gestuurd. Je kunt dit zelf regelen of door een collega’s laten doen, afhankelijk van wat bij jullie gebruikelijk of gewenst is. Meestal hoor je ook wel of jijzelf en collega’s welkom zijn om op kraamvisite te komen en wanneer. Vraag anders aan je medewerkster of ze hier zelf contact over opneemt zodra ze eraan toe is.
    Ook als de bevalling niet goed verloopt en moeder en/of kind in het ziekenhuis moeten blijven of als een zwangerschap vroegtijdig eindigt, laat je natuurlijk van je horen. Stem eventueel met je collega’s af wat het meest passend is om te doen, maar verzeker je ervan dat hier zorgvuldig mee omgegaan wordt en dat het niet blijft liggen omdat mensen het eng vinden. Steun van collega’s en jou als leidinggevende zijn op dit soort momenten ontzettend belangrijk.
    Als je medewerkster bevallen is, geeft de Basisregistratie personen dit door aan UWV. Dat hoef jij dus niet te doen, tenzij je medewerkster in het buitenland woont en is bevallen vóór het begin van haar zwangerschapsverlof.

  8. Verzoek om flexibel bevallingsverlof
    Van de 10 weken bevallingsverlof moet je medewerkster de eerste 6 weken aaneengesloten opnemen na de bevalling en mag ze 4 weken flexibel opnemen, over een periode van 30 weken. Ze kan bijvoorbeeld na 6 weken alvast 1 dag per week beginnen met werken. Als ze dit wil moet ze dat binnen 3 weken nadat het verlof is ingegaan aan je doorgeven en moet jij hier binnen 2 weken op reageren. Je mag weigeren, maar alleen als er een heel belangrijke reden voor is, bijvoorbeeld dat het bedrijf in de problemen komt.

  9. Verzoek om ouderschapsverlof
    Als je medewerkster ouderschapsverlof wil aanvragen, moet ze dat schriftelijk bij jou doen, uiterlijk 2 maanden voordat ze het ouderschapsverlof wil laten ingaan. Het UWV heeft hier niets mee te maken. Meer weten? Bij Rijksoverheid vind je de regels rond ouderschapsverlof.

 

Rechten en plichten bij zwangerschap op het werk

Regels voor de bescherming van zwangere medewerkster en hun ongeboren kind staan in de Arbeidstijdenwet en in het Arbobesluit. Deze regels gaan over werktijden, pauzes, soorten werkzaamheden die de zwangere wel en niet mag doen en blootstelling aan risico’s. Het werk dat je een zwangere medewerkster laat doen, moet je zo organiseren dat ze er geen schadelijke gevolgen van ondervindt. Verder informeer je haar over eventuele risico’s van het werk zoals gevaarlijke stoffen die schadelijk kunnen zijn voor de zwangere en haar ongeboren kind of voor medewerksters die borstvoeding geven. Die kun je vinden in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) van jullie organisatie.

Lees meer over de verplichtingen van de werkgever

Wat mag een zwangere werkneemster niet?

  • Werktijden
    Zwangere medewerksters hebben recht op extra pauzes (maximaal 1/8 van hun arbeidstijd). Ze mogen niet langer dan 10 uur per dienst werken. Per week is dat maximaal 50 uur (4 weken achter elkaar) of 45 uur (16 aaneengesloten weken). Je mag een zwangere niet verplichten om nachtdiensten te draaien of om over te werken, tenzij je kunt aantonen dat dit echt niet anders kan.
  • Risico’s
    Er zijn een heleboel omstandigheden die schadelijk kunnen zijn voor je medewerkster en haar ongeboren kind. Daaronder vallen ook arbeidsrisico’s die nadelige gevolgen hebben voor de vruchtbaarheid van mannen en vrouwen. Als je deze risico’s niet kunt wegnemen, ben je verplicht om je medewerkster ander werk of aangepast werk aan te bieden. Als dat ook niet mogelijk is, kan de zwangere medewerkster worden vrijgesteld van werk.
  • Stress
    Zorg dat je zwangere medewerkster geen last heeft van stress door bijvoorbeeld een te hoge werkdruk –verlaag desnoods het aantal taken en/of het werktempo–, blootstelling aan agressief gedrag of pesterijen. 
  • Fysieke belasting
    Laat je medewerkster zo min mogelijk lichamelijk zwaar werk doen. Enkele specifieke werkzaamheden zijn wettelijk verboden:
    • Tijdens de hele zwangerschap en tot 3 maanden na de bevalling meer dan 10 kilo in een keer tillen;
    • vanaf 5 maanden zwangerschap meer dan 10 keer per dag iets tillen dat zwaarder is dan 5 kilo;
    • vanaf 6 maanden zwangerschap meer dan 5 keer per dag iets tillen dat zwaarder is dan 5 kilo;
    • in de laatste 3 maanden dagelijks meer dan een keer per uur hurken, knielen, bukken of staande voetpedalen bedienen.

Gebruik deze leuke tool om in gesprek te gaan met een zwangere medewerkster

Meer lezen?

De Handreiking arbomaatregelen Zwangerschap & Werk van de SER geeft ook nog heel veel informatie.