De ingrediënten voor goed leiderschap op afstand

De dagelijkse stand-up, even bij elkaar binnenlopen om iets kort te sluiten of een praatje maken bij het koffiezetapparaat om te vragen hoe het met iemand gaat, het zijn allemaal zaken die wat makkelijker wegvallen als medewerkers uit je team regelmatig thuiswerken. Toch kun je ook een goede leidinggevende op afstand zijn. Hieronder geven we je tips hoe je dit doet.

Vertrouwen is dan ook een sleutelingrediënt als je het hebt over leidinggeven op afstand. Vertrouwen dat mensen hun werk ook doen als ze niet gezien worden. Vertrouwen dat zij zelf heel goed kunnen bepalen op welke tijdstippen zij in hun thuisomgeving het meest productief zijn, in welke volgorde en op welke manier ze hun werk doen. In feite komt dit neer op het geven van autonomie. Iets waarvan bewezen is dat het mensen productiever, gelukkiger en gezonder maakt.

Hand in hand met het geven van autonomie, gaat het sturen op resultaat in plaats van op proces. Dat betekent niet dat je pas aan het eind van de rit iets te zien hoeft te krijgen. Je kunt uiteraard om tussentijdse updates vragen, bespreken wat de stand van zaken is en ook vragen of iemand tegen knelpunten aanloopt.

Sturen op resultaat kan weer niet zonder dat de doelen en afspraken duidelijk zijn. Want wat is het beoogde resultaat? Wanneer moet dit klaar zijn? Wie is verantwoordelijk waarvoor? En wanneer wordt iemand geacht aan de bel te trekken als er iets misloopt? Hoe helderder de doelen en afspraken, hoe beter bij te sturen als er iets scheef dreigt te lopen.

Waar je op kantoor gedurende een dag mensen ad hoc spreekt en zodoende zaken soms bijna zonder moeite afstemt, is dit op afstand niet mogelijk. Daarnaast hebben sommige medewerkers bij langdurig thuiswerken het gevoel te gaan ‘zweven’. Ze raken de verbinding kwijt met de organisatie, voelen afstand en een drempel om contact te zoeken. Vaste communicatiemomenten zorgen voor structuur en voldoende contact. Plan niet alleen teammeetings, maar ook een-op-een gesprekken. En wees bereikbaar, ook buiten die geplande momenten voor medewerkers die tussendoor een vraag hebben.

Kies de technologie die het beste bij alle partijen en het doel past. Waar de een het liefste belt, stuurt de ander liever een mail. Spreek tot slot wat gedragsregels met elkaar af om de mentale belasting van alle digitale communicatie wat te beperken.

De ene medewerker is de andere niet en voor de één is thuiswerken een complete omschakeling, voor de ander slechts een verandering in de marge. Informeer regelmatig hoe het met individuele medewerkers gaat, zowel in werk als privé, en vraag of je iets voor ze kunt doen.

We hebben al snel de neiging om te reageren op zaken die niet goed gaan. Maar zeker als je elkaar niet dagelijks ziet en een groot deel van de non-verbale communicatie wegvalt, is het belangrijk waardering voor elkaar uit te spreken. Gaan dingen goed? Benoem het, deel successen en erken dat mensen daar hard voor hebben gewerkt als het zo is. Gaan er zaken mis? Focus dan niet op de fout zelf of op de schuldige, maar vooral op hoe het in de toekomst beter kan.

Eigenlijk is dit een hygiënefactor, maar een werkgever dient te zorgen voor een ergonomisch goed ingerichte en veilige werkplek. Ook als er op afstand gewerkt wordt. Investeer hier in en zorg dat je medewerkers er goed bij zitten. Dit zorgt niet alleen voor minder uitval, het geeft medewerkers ook het gevoel dat je goed voor hen wilt zorgen.