Hoe voer je het goede (functionerings)gesprek?

In veel organisaties worden beoordelings- en functioneringsgesprekken nog op de traditionele manier gevoerd, in drie gesprekken per jaar; het vaststellen van doelen, tussentijdse evaluatie en een beoordeling. Gesprekken die veel tijd en energie kosten en vaak vooral frustratie opleveren bij medewerker én leidinggevende.

De leidinggevende moet over het algemeen veel gesprekken in een kort tijdsbestek voeren, waardoor een goede voorbereiding er wel eens bij in schiet. Het gesprek blijft dan hangen op specifieke en recente situaties. Daarnaast wordt er in veel gevallen gebruik gemaakt van een – vaak onduidelijk – standaard invulformulier. Tijdens het gesprek wordt alles letterlijk nagelopen en afgevinkt, waardoor belangrijke onderwerpen die niet op het formulier staan, niet op tafel komen. Zonde. Zeker nu medewerkers en leidinggevenden steeds vaker op verschillende locaties en via digitale vergadermiddelen werken, zijn persoonlijk contact, aandacht en een echt gesprek belangrijker dan ooit.

Door regelmatig het goede gesprek te voeren kun je jouw medewerkers goed en doorlopend ondersteunen bij hun functioneren en ontwikkeling. Hiermee voldoe je ook aan de behoefte van jongere generatie medewerkers, die zich graag in hoog tempo willen ontwikkelen en graag sparren over de stappen die ze kunnen zetten. Maar ook andere zaken, zoals motivatie-issues, conflicten of persoonlijke zaken, bespreek je eerder als je voortdurend in gesprek bent. Zo worden zaken uitgepraat vóórdat deze sluimerend tot grotere problemen leiden.

Je zou het misschien niet direct zeggen, maar er is een groot verschil tussen ‘een gesprek’ en ‘het goede gesprek’. Het goede gesprek heeft impact. Het doet iets met jou én je medewerker.

Bij het goede functioneringsgesprek staat – net zoals bij een ‘normaal’ beoordelingsgesprek – de ontwikkeling van je medewerker centraal. Alleen ligt de focus bij het goede gesprek niet bij het invullen van de formulieren, maar op het geven van persoonlijke aandacht aan je medewerker. Een gesprek waarin open gepraat kan worden over zaken die er écht toe doen. En dit geldt eigenlijk voor ieder gesprek dat je met een medewerker hebt. Of het nu gaat om motivatie, ontwikkeling, resultaat, verzuim of een ander onderwerp.

Dit gesprek voer je niet op vaste momenten, maar zo vaak als nodig is. Stel dat je een medewerker hebt die privé in echtscheiding ligt en daardoor tijdelijk minder functioneert. Of dat iemand wakker ligt vanwege schulden. Dan wil je toch ook dat iemand daarmee op ieder moment naar je toekomt? Alleen dan kunnen jullie samen bespreken wat er nodig is om overeind (inzetbaar) te blijven? Dit betekent dus dat je het bespreken van problemen niet doorschuift tot een ingepland beoordelingsgesprek. Zo blijft de lucht geklaard én kun je een medewerker sneller bijsturen, ondersteunen of ruimte geven.

Als leidinggevende wil je dat de medewerker zelf regie neemt over zijn inzetbaarheid, ontwikkeling en functioneren. Dus ook tijdens deze gesprekken. Dat betekent dat je als leidinggevende weinig, maar heldere kaders biedt en veel ruimte, waarbij samenwerken en vertrouwen centraal staan. De medewerker is in de lead, jij faciliteert.

1. Het fundament van het goede gesprek is veiligheid en vertrouwen. Als jij zelf lastige dingen durft te delen, is de kans groot dat de ander dit ook doet. Je geeft hiermee het goede voorbeeld en toont je eigen kwetsbaarheid, feilbaarheid en menselijkheid. Zo bied je ruimte om tijdens het gesprek de diepte in te gaan.
2. De medewerker staat als mens centraal. Dit betekent dat het niet altijd alleen over werk en resultaten hoeft te gaan.
3. Het goede gesprek wordt gevoerd zodra dat nodig is, vaak is dit meerdere keren per jaar, gepland en ongepland.
4. De medewerker heeft de regie over zijn eigen motivatie, ontwikkeling en functioneren. Hij is verantwoordelijk om aan te kaarten waar hij ondersteuning in nodig heeft en heeft een actieve houding.
5. Jij als leidinggevende coacht, stuurt en stelt de juiste vragen. En je luistert naar het antwoord.
6. Het goede gesprek voer je samen. Er is wederzijdse betrokkenheid en persoonlijke aandacht voor elkaar. En er is altijd sprake van tweerichtingsverkeer.
7. Persoonlijke aandacht is essentieel. Vaak zorgen mobiele telefoons, formulieren en laptops voor afleiding. Leg de apparaten even aan de kant en zorg dat al je aandacht bij je medewerker en het gesprek is.