Medewerkers ondersteunen die thuiswerken, zo doe je het

Er zijn natuurlijk verschillende redenen waarom mensen niet graag thuis werken en er zelfs stress van krijgen. Zo kan het zijn dat je stagiair nog in een druk studentenhuis woont, in een kleine gehorige kamer, waardoor concentreren een behoorlijke uitdaging is. Het werk vordert dan maar niet en de werkdruk loopt op. Het kan ook zijn dat iemand snel is afgeleid en thuis moeite heeft om in een werkmodus te komen. De was roept, stofzuigen kan ook wel weer een keertje, de zon schijnt en de tuin lokt… Een ander heeft misschien het gevoel te moeten bewijzen dat hij wel aan het werk is nu dat niet meer letterlijk zichtbaar is. Pauzes nemen en ontspannen worden dan lastig, net als afschakelen in de avond. En zo zijn er nog wel meer oorzaken te bedenken.

De juiste ondersteuning bieden begint dus met de vraag waarom iemand het niet prettig vindt om thuis te werken. Van daaruit kun je dan samen kijken of er een oplossing te vinden is. Heeft iemand geen goede thuiswerkplek en is deze ook niet te creëren? Of mist iemand de sociale interactie echt te veel? Dan loont het de moeite te kijken of iemand toch niet een of twee dagen per week naar het werk kan. Om even op te laden of om daar de dingen te doen die veel concentratie vergen.

Daarnaast zijn er natuurlijk een aantal veel voorkomende valkuilen. Hieronder vind je een aantal tips die je met je medewerkers kunt bespreken.

Volg je normale ochtendroutine 
Wat vaak voorkomt is dat mensen die niet gewend zijn om thuis te werken, in eerste instantie in een soort vakantiemodus schieten als ze niet meer naar kantoor hoeven. En het is ook lekker als je eens in de zoveel tijd zo vanuit je bed, in je huispak achter je computer kunt rollen. Het is echter bewezen dat de kleding die je draagt, niet alleen van invloed is op hoe je je voelt, maar ook op hoe je presteert. Het loont dus de moeite om je aan te kleden alsof je naar je werk gaat. Daarnaast geef je hiermee ook een signaal aan jezelf dat je werkdag gaat beginnen. Net als dat je je gewone ochtendroutine blijft volgen.

Plan een vaste ochtendcall
Wat ook kan helpen is om iedere ochtend het begin van de werkdag een call in te plannen. Dat geeft je iets waarvoor je op tijd klaar moet zijn. Maak er bij voorkeur een videocall van, zodat je er ook nog een beetje netjes bij moet zitten. Doe dit wel in overleg, want waar de één graag belt, kost het de ander juist veel energie. En je wilt iemand niet meteen aan het begin van de dag een wattenhoofd bezorgen. Het is handig om van tevoren af te spreken wat er aan bod komt in de call. Is dat de dagplanning, hoe het gaat, doelen, obstakels of andere zaken?

Eat that frog first
Mensen hebben de neiging zaken uit te stellen die ze vervelend vinden of waar ze tegenop zien. Heb je contact met je collega’s, dan kun je daar je hart tegen luchten, of even mee sparren, wat helpt om toch aan de slag te gaan. Op afstand is dit lastiger, met als gevolg dat je de hele dag blijft aanhikken tegen de klussen die je eigenlijk zou moeten doen, maar niet doet. Dit kost - zonder dat je dit direct merkt - veel energie. Hetzelfde geldt voor een te lange to-do-lijst. Je krijgt deze nooit af, blijft daardoor het gevoel houden dat je achter de feiten aanloopt en hebt nooit een tevreden gevoel aan het eind van een werkdag. Plan daarom per dag drie hoofdtaken. De vervelendste - that frog - staat op nummer 1, die doe je eerste. De andere twee moet je ook gedaan krijgen. En de rest? Dat is bonus, extra goed gedaan, een extra schouderklopje voor jezelf. Je zult zien dat deze manier van werken je meer energie geeft, waardoor je uiteindelijk meer gedaan krijgt dan je dacht.

Plan dezelfde pauzes als die je op je werk neemt
Een valkuil van thuiswerken is dat je de hele dag achter je bureau blijft zitten. Waar je normaal gesproken naar het koffiezetapparaat loopt en even bijkletst met een collega, heb je nu misschien wel betere koffie, maar minder aanspraak. Wat betekent dat je veel sneller weer achter je bureau kruipt en te weinig ontspant tussendoor. De kans op nek-, schouder- en rugklachten neemt toe en door de onafgebroken mentale belasting raak je sneller opgebrand. Zorg dus dat je pauzes inplant. Zet een kookwekker of timer op je telefoon en ga echt even iets anders doen als deze af gaat.

Blijf bewegen
Of misschien is het: kom in beweging. Either way, zorg dat je niet de hele dag zittend doorbrengt. Maak een wandelingetje tijdens een telefoongesprek, doe een 7-minute workout tijdens een pauze of doe een serie yoga-oefeningen. Liever korter, lichter en wat vaker, dan eenmalig zwaar en lang.

Laat de snacks liggen
De verleiding is misschien groot om jezelf thuis te verwennen met een uitgebreide lunch en allerlei lekkere snacks op je bureau. Voor een keertje niet erg, maar we hoeven je niet te vertellen dat dit niet goed voor je is op de langere termijn. Beter is het als je een gezonde lunch in huis haalt en deze ofwel voorbereid (zodat het zonde is om deze na al die gedane moeite weg te gooien), ofwel klaar maakt in je lunchpauze (zodat je achter je bureau vandaan moet). En krijg je een 4-uur dip? Zorg dan voor een verantwoorde snack, zoals fruit of (wal)noten. Die laatste zijn niet alleen lekker, maar ook nog eens goed voor je hersenen, dus win-win.

Markeer het einde van je werkdag
Wie moeite heeft om te stoppen met werken, kan een wekker zetten aan het eind van de middag. Een soort schoolbel: je bent vrij!

Creëer je eigen clean desk policy
Ruim in ieder geval je laptop en je bureau op. Streep af wat je gedaan hebt (en vier het met jezelf als je je 3 toptaken af kunt vinken). Maak eventueel nog de planning voor de volgende dag, zodat je daar niet mee in je hoofd blijft lopen.

Haal je e-mail van je telefoon
Heb je dan alsnog de neiging om je mail te checken op je telefoon? De simpelste, maar niet altijd makkelijkste oplossing is om je telefoon weg te leggen. Lukt dat niet, verwijder je deze apps dan van je telefoon of zorg voor een zakelijke en een privételefoon. Zo voorkom je dat je in de verleiding komt om buiten werktijd op te e-mail  blijven reageren.