Samenwerken op afstand: echt zo afstandelijk?

Een belangrijke basis voor een goede samenwerking is psychologische veiligheid en vertrouwen. Over deze basisingrediënten lees je meer in dit artikel. Maar daarnaast zijn ook het hebben van contact met elkaar en elkaar (leren) kennen noodzakelijk. Initieer dus als leidinggevende spontane gesprekken door momenten in je agenda te plannen en een willekeurige collega te bellen. Stimuleer jouw teamleden om dit ook bij elkaar te doen.

Zorg daarnaast ook voor momenten met je team waarin het niet alleen over werk gaat, en waar teamleden elkaar beter kunnen leren kennen. Dit soort momenten zijn ook een uitgelezen kans om signalen op te pikken van medewerkers waarbij het even wat minder gaat. Iets waar je dan tijdig op in kan spelen.

Het hebben van een gezamenlijk doel is ook een belangrijke voorspeller voor effectieve samenwerking. Zijn de teamleden onderling afhankelijk van elkaar om dit doel te bereiken? Mooi. Dit maakt dat ze elkaar nodig hebben en elkaar automatisch opzoeken. Ofwel: verbinding houden. Is deze onderlinge afhankelijkheid niet aanwezig, werk dan als leidinggevende actief aan het intact houden van de groepscohesie. Blijf communiceren naar elkaar waar jullie het werk gezamenlijk voor doen en spreek waardering uit naar elkaar. Complimenteer i i Complimenteer Complimenten kun je natuurlijk in woord geven, maar ook op een kaartje schrijven en opsturen. Mensely heeft hier speciale werkgeluk-kaartjes voor ontwikkeld die je eenvoudig aanvraagt via communicatie@mensely.nl. je team regelmatig als zij een bijdrage leveren aan het grotere geheel. 

Een nieuwe manier van werken, vraagt om nieuwe sociale regels gevraagd. Bespreek daarom met elkaar hoe je graag zou willen samenwerken op afstand en wat je daarin belangrijk vindt. Hoe houd je elkaar op de hoogte? Hoe blijf je met elkaar in contact en hoe geef je elkaar feedback? Wanneer weet je of iemand bereikbaar is? En hoe houden we iedereen betrokken? Dit zijn vragen die je met elkaar kan bespreken en waar je afspraken over kan maken. Meer tips over dit onderwerp vind je in de artikelen 'Hybride werken, hoe pak je dat als leidinggevende aan'.

Wanneer je dit niet doet dreigt het gevaar dat werk en privé meer in elkaar over gaan lopen. Deze blurring, zoals dat genoemd wordt, kan als stressvol ervaren worden door medewerkers. Rituelen en structuren zijn belangrijke hulpbronnen die zorgen dat medewerkers weerbaarder zijn, omdat ze weten waar ze aan toe zijn. 

Een online taken-, proces- of projectplanningstool maakt het eenvoudig om op de hoogte te blijven van waar iedereen mee bezig is. Denk bijvoorbeeld aan Trello, Asana of Monday. Hiermee voorkom je dat er werk dubbel wordt gedaan, kunnen mensen elkaar aanvullen waar nodig, kun je tijdig signaleren wanneer het fout gaat en kunnen mensen elkaar ondersteunen wanneer de werkdruk te hoog wordt. 

Daarnaast wil je als team natuurlijk ook blijven vernieuwen. De beste ideeën daarvoor ontstaan vaak in interactie met elkaar, omdat je kennis met elkaar uitwisselt en deze aan elkaar kan verbinden. Waar je vroeger na een vergadering nog weleens bleef hangen, is een online meeting vaak vrij abrupt voorbij. Je spreekt elkaar niet meer zodra de verbinding weg is. Ruim dus ook tijd in om met elkaar in gesprek te gaan tijdens de meeting en plan aparte brainstormsessies in. Ook hiervoor bestaan praktische online tools, zoals Mentimeter.

Ondanks alle handige tools, is het wel belangrijk om je te realiseren dat online contact vermoeiender is dan face-to-face-contact. Doordat we onze collega’s heel klein op ons scherm zien , is echt oogcontact maken niet mogelijk. De subtiele signalen, zoals blozen of iemand die nerveus zit te bewegen, worden niet meer waargenomen. Hierdoor worden onze spiegelneuronen buitenspel gezet – de zenuwcellen die ons helpen om acties van anderen vrijwel direct te interpreteren – en moeten we meer moeite doen om anderen te begrijpen. Teveel meetings direct achter elkaar plannen zorgt dan ook voor een energielek. Geef hierin als leidinggevende het goede voorbeeld met het inplannen en spreek uit naar je team dat het prima is om regelmatig pauze te houden.

Als laatste (maar niet de minste) helpt het om plezier te hebben met elkaar. Humor relativeert de uitdagingen die je als team hebt. Het zorgt daarnaast voor verbinding,  ontspanning en vermindering van de productie van stress-gerelateerde hormonen. Het is een vorm van coping die helpt bij het omgaan met stress.

En humor kan ook een signaal zijn. Merk je dat het gevoel voor humor van een medewerker verandert en iemand grapjes minder waardeert? Dan kan het zijn dat iemand opgebrand raakt en is het goed daarover in gesprek te gaan.