Deels thuiswerken wordt de nieuwe norm

Een kwart van de thuiswerkers wil na corona (deels) blijven thuiswerken. Logisch, als je bedenkt dat in 2001 al onderzocht onderzocht i i Onderzocht Bronnen: Pinsonneault & Boisvert, 2001, Gajendran & Harrison, 2007, Leonardi et al., 2010, O’Reilly, 1980 was dat de tevredenheid van thuiswerkers groter is dan bij medewerkers die op kantoor werken. Dit komt bijvoorbeeld door een betere werk-privé balans, minder gestoord worden tijdens werk, meer autonomie en efficiëntere communicatie.

Het CBP voorspelt dat we meer gaan thuiswerken, van gemiddeld 4 naar 8 uur per week. Hierin zijn ook de bouw, horeca en zorg sectoren meegenomen, waarin medewerkers maar nauwelijks verwachten dat ze thuis gaan werken. In de sectoren zoals financiële diensten en overheid is de schatting van aantal uren thuiswerken veel hoger. Zij verwachten straks 35 - 41% van de tijd thuis te werken.

Inventariseer wat je medewerkers willen en waarom

Belangrijk is om voor jouw organisatie en jouw team te bekijken wat de wensen van de medewerkers zijn. Medewerkers kunnen liever thuiswerken omdat ze:

  • Zich beter kunnen concentreren op ingewikkelder werk.
  • Rustig kunnen bellen.
  • Niet in de file hoeven staan

Of juist liever naar kantoor komen, omdat:

  • Kleine kinderen hen afleiden van het werk.
  • Ze te maken hebben met geluidsoverlast door een verbouwing.
  • Behoefte hebben aan sociaal contact. Denk bijvoorbeeld aan alleenstaanden of expats.

Of ze willen graag deels naar kantoor komen of onder bepaalde voorwaarden:

  • Buiten de files rijden.
  • Alleen voor vergaderingen en sociale activiteiten naar kantoor.
  • Of zelfs een andere locatie zoals een wandelvergadering of een informeel gesprek in de koffiebar.

Inventariseer ook wat je eigen wensen en die van de organisatie zijn

Als leidinggevende heb jij ook voorkeuren. En ook de organisatie heeft een belang bij het wel, niet of deels op kantoor te werken. Denk bijvoorbeeld aan:

  • De verbinding houden met het team en de organisatie. Hier wordt vaak minimaal 2 dagen samenwerken op kantoor voor geadviseerd.
  • Werkzaamheden die (bij voorkeur) op locatie van de werkgever moeten gebeuren.
  • Bereikbaarheid van medewerkers tijdens kantooruren.
  • Kantoorinrichting: zijn er altijd genoeg werk- en vergaderplekken voor iedereen.
  • Een gezonde en veilige werkomgeving, zowel voor de werkplekken op kantoor als thuis heeft de werkgever zorgplicht, wat extra kosten met zich meebrengt.

Als leidinggevende zoek je e balans tussen de belangen van je team, de organisatie en die van jezelf. Blijf daarom open en in gesprek over de (on)mogelijkheden van hybride werken.

Voordelen en uitdagingen van hybride werken

Hybride werken combineert de voordelen van thuiswerken met de échte, live verbinding met collega’s waar veel medewerkers zo naar snakken. Maar hoe ga je om met de nieuwe uitdagingen die dit met zich meebrengt? Want is een vergadering straks digitaal, op kantoor of een combinatie? Hoe richt je het kantoor in? Alleen nog voor sociale activiteiten of juist met hokjes voor contact op afstand en concentratieruimtes?

Daarbij komt dat hybride werken niet alleen op afstand werken is, maar ook tijdsonafhankelijk kan zijn. Blijf je allemaal van 9 tot 5 werken of kunnen hier verschillende, asynchrone vormen in ontstaan? Een ochtendmens wil misschien liever om 7 uur opstarten, want hij/zij werkt dan het fijnste. Ouders willen mogelijk de middag tijd met hun kinderen doorbrengen en na bedtijd nog even inloggen.

Duidelijke afspraken geven helderheid

Hierbij is het belangrijk dat er duidelijke afspraken worden gemaakt en verwachtingen helder zijn. Denk hierbij aan afspraken rondom bereikbaarheid. Voor iemand in de klantenservice is dit mogelijk minder flexibel dan een ICT’er. Daarbij is het van belang om ook de werk-privé balans van anderen te borgen: als de één graag ’s avonds werkt en mailt en de ander niet, dan moet daar ruimte voor zijn. En moet het normaal zijn dat de een wél ’s avonds reageert en de ander niet. Ook zijn vaste momenten waarop wel iedereen bij elkaar is belangrijk, om de verbinding tussen het team en met de organisatie behouden.

Autonomie en vertrouwen zijn een must

Net zoals bij leiderschap op afstand is het belangrijk om medewerkers autonomie en vertrouwen te geven. Richt je meer op de uitkomst van het werk dan de tijdscomponent, dus welke taken verwacht je dat er gedaan zijn?

Deel verhalen voor verbinding en heb aandacht voor elkaar.

Ook werken aan verbinding blijft heel belangrijk. In dezelfde ruimte zitten of aan dezelfde teams/zoom vergadering deelnemen is niet voldoende. Het gaat om het échte gesprek, waarin je verhalen deelt met elkaar, over elkaar en de organisatie. Want mensen vormen culturen en culturen vormen mensen.

Verbinding zit in: een inspirerende visie: wie zijn wij als organisatie/team, waar gaan we heen, hoe gaan we dat doen? Oprechte aandacht voor een collega. Herinneringen maken: lachen, dansen en plezier maken. Ofwel: de dingen die zorgen voor werkgeluk.

In het boek ‘Werk heeft het gebouw verlaten’ gaat auteur Jitkse Kramer dieper in op dit soort ‘kampvuurgesprekken’. Een aanrader om te lezen.

Geef ruimte voor onzekerheid en experimenten

Realiseer je dat de transitie naar een nieuwe werksituatie voor medewerkers altijd een onzekere periode is. Niemand weet hoe het moet, er zijn twijfels en vragen. Wat neem je mee en wat laat je achter? Het is daarom belangrijk om dit samen te onderzoeken en te experimenteren. Geef de ruimte aan fouten en verschillen, zorg voor een veilige omgeving waarin medewerkers nieuwe vormen uitproberen. Een transitie is namelijk geen rechte lijn, maar heeft hobbels en bobbels.

Een mooie weergave van het verloop van een transitie met hobbels en bobbels, zie je in deze video naar “Corona cultuurshock: crisis of transformatie”.

Goed voorbereid aan de slag met hybride werken

Wil je aan de slag met hybride werken? We hebben de belangrijkste tips nog eens voor je op een rij gezet.

Tips

  1. Bedenk (samen) welke afspraken er gemaakt moeten worden rondom hybride werken. Waar wordt er gewerkt, op welke tijdstippen? Wat zijn vaste momenten waarop iedereen er bij moet zijn en wat niet? Hoe willen medewerkers hun werkweek indelen?
  2. Wat zijn de verschillende vergadervormen die er straks mogelijk zijn? Wat wil je meenemen van de manier van werken van nu en wat niet? En wanneer kan welke vorm het beste worden ingezet? Welke tools zijn er om hybride te vergaderen, waarbij een deel van je mensen live aanwezig is en een deel digitaal?
  3. Richt kantoor in op hybride werken: ruimtes voor sociale activiteiten, ruimtes voor concentratie en ruimtes voor samenwerken.
  4. Geef fouten de ruimte, zie ze als leerpunten en schuif ze niet onder tafel. Om te veranderen of creatief te zijn, moet je mogen en durven experimenteren. En dan gaat er ook weleens wat mis.
  5. Organiseer verbindende activiteiten: een online pubquiz, disco bingo, persoonlijke koffiegesprekjes etc.
  6. Verdiep je in de ingrediënten voor succesvol leidinggeven op afstand. En zorg dat je hier als leidinggevende een flinke snuf van toevoegt aan je dagelijkse werk.

Tot slot (maar alleen omdat je dit als het goed is de afgelopen maanden al hebt geregeld)... Zorg dat de thuiswerkplek van medewerkers goed is ingericht, zodat zij fijn en gezond kunnen thuiswerken:

Deze artikelen kunnen ook van pas komen:

Inzetbaarheid

Veerkracht in teams vergroten (podcast)

Deze veranderlijke tijd vraagt veel van de veerkracht van mensen. Als leidinggevende wil je natuurlijk graag dat je medewerkers over voldoende veerkracht beschikken om iedere verandering weer goed op te pakken. En om terug te veren na tegenslag. In deze podcast 'Veerkracht in Teams vergroten' hoor je ervaringen en praktische tips uit het bedrijfsleven en de topsport waarmee je als leidinggevende de veerkracht in je team vergroot.

Lees meer
Inzetbaarheid

Het werkgeluk van je medewerkers vergroten? Zo doe je het

Medewerkers die werkgeluk ervaren zijn productiever, effectiever in creatiever in hun werk. Maar waar bestaat werkgeluk nu precies uit? En welke invloed heb je als leidinggevende op werkgeluk? Je leest het in dit artikel.

Lees meer
Leiderschap

De inzetbaarheid van je medewerkers vergroten? Zorg dat je dichtbij staat

Als leidinggevende ben je bij uitstek in staat om de inzetbaarheid van je medewerkers te beïnvloeden. Hoe je dat in de praktijk doet, kan soms best even zoeken zijn. Daarom interviewen we met regelmaat inspirerende managers. Hoe voorkomen zij verzuim en vergroten ze de inzetbaarheid van hun medewerkers? Dit keer vroegen we Wendy Saes het hemd van het lijf. Haar ervaringen als fulltime manager in de jeugd-gehandicaptenzorg lees je in dit artikel.

Lees meer