Er zijn situaties waarin een medewerker (tijdelijk) niet in staat is om te werken. De meeste mensen melden zich dan ziek, simpelweg omdat dit de enige mogelijkheid lijkt. Dit is terecht als het een medische oorzaak heeft, maar dat is lang niet altijd het geval, blijkt uit meerdere onderzoeken. Zo constateerde de WRR onlangs dat de helft van uitval wordt veroorzaakt door het werk zelf. En er kunnen ook privéproblemen spelen, een gebrek aan motivatie of een combinatie van factoren. 

Denk aan verregaande zorgen over een echtscheiding, waardoor iemand niet meer slaapt, zich niet meer kan concentreren en zeer emotioneel raakt. Aan een oudere medewerker die het niet meer kan opbrengen mee te moeten met de zoveelste reorganisatie binnen de organisatie. Of aan een conflict op de werkvloer, misschien wel met jou als leidinggevende.

Lees hier meer over het onderzoek van de WRR

De vier verzuimdomeinen

Eigenlijk zijn alle verzuimoorzaken onder te brengen in vier domeinen:

  1. Medisch
    Denk hierbij aan allerlei klachten door bijvoorbeeld een ziekte of een psychische aandoening. Deze oorzaken worden in veel gevallen vastgesteld door een (bedrijfs)arts.
  2. Privé
    In dit domein vallen ziekmeldingen die voortvloeien uit privésituaties zoals echtscheiding, het verlies van een dierbare, schulden, mantelzorg en of ouderschap.
  3. Werk 
    Denk hierbij aan verzuim door situaties op het werk, zoals een te hoge werkdruk, een conflict met collega's of een leidinggevende of niet passende werktaken of -tijden.
  4. Motivatie
    In sommige gevallen komt een ziekmelding door een gebrek aan motivatie. Dit kan allerlei redenen hebben. Te weinig voldoening, te weinig uitdaging of misschien wel andere prioriteiten.

Door bij een ziekmelding te herkennen welk domein er speelt, kun je als leidinggevende de juiste ondersteuning bieden en een passende verlofvorm voorstellen.

Ziekmelding is geen oplossing bij verzuim met een andere oorzaak dan ziekte

In deze gevallen is een ziekmelding niet zomaar de juiste route. Het probleem wordt daarmee immers niet opgelost, iemand komt enkel thuis te zitten. De ervaring leert dat mensen hier niet gebaat bij zijn. Sterker nog: ze ontwikkelen hierdoor vaak gezondheidsklachten die ze voor de ziekmelding niet hadden. De invloed daarvan op de inzetbaarheid van de desbetreffende medewerker of de effectiviteit van je team spreekt voor zich. Maar wat kun je hier als leidinggevende nu aan doen?

Blijf een ziekmelding voor

Zodra iemand zich heeft ziek gemeld, ben je als leidinggevende eigenlijk te laat. Op dat moment mag je volgens de wet namelijk nog maar een aantal vragen stellen en ligt de bal qua begeleiding geheel bij de bedrijfsarts. Vaak duurt het een aantal weken voor iemand wordt opgeroepen voor een eerste spreekuur. Kostbare tijd, waarin iemand met de juiste begeleiding wellicht al weer aan de slag kan. Al is het maar deels. Je wilt er dus voor zorgen dat iemand eerder aan de bel trekt, zodat jullie samen kunnen uitzoeken waar iemand echt bij gebaat is. Want ook al is een medewerker medisch gezien niet ziek, toch is hij niet in staat om te werken.

Vind uit welk domein er speelt en zoek samen uit wat er wél nodig is

De ondersteuning die iemand nodig heeft is afhankelijk van wat er speelt. Een mantelzorger die overloopt door filestress is wellicht gebaat bij het anders indelen van werkuren. Iemand die volop in scheiding ligt kan misschien uit de voeten met een time-out tot de belangrijkste zaken geregeld zijn. En iemand met schulden heeft meer aan professionele schuldhulpverlening. De beste manier om er achter te komen wat iemand écht helpt, is door dit te vragen. De meeste mensen kunnen dit namelijk heel goed aangeven en door iemand zelf de regie te geven is een interventie meestal ook nog effectiever. De volgende stap is om te kijken wat er mogelijk is binnen de organisatie. HR kan hiervoor een goede gesprekspartner zijn, maar ook professionals als een Bedrijfsarts, Praktijkondersteuner Bedrijfsarts of adviseur Leiderschap & Inzetbaarheid.

Aan de slag!

Als leidinggevende kun je - mits je weet welke verzuimoorzaak er écht speelt - de juiste ondersteuning bieden als iemand zich bij je heeft ziek gemeld. Een bezoek aan de bedrijfsarts, een sessie met een coach, of het aanpassen van werktijden en taken. Hieronder geven we je een aantal tips voor in de praktijk.

Tips

  • Stimuleer vertrouwen, veiligheid en eigenaarschap
    Je wilt immers dat iemand eigenaarschap toont en je in vertrouwen neemt op het moment dat er problemen spelen die het werk kunnen beïnvloeden. Tegelijkertijd wil je als leidinggevende ook zelf het gesprek aan kunnen gaan op het moment dat je problemen signaleert. Daarvoor moet iemand zich kwetsbaar op kunnen stellen zonder dat dit nare consequenties heeft. Aan jou als leidinggevende de taak om dit veilige klimaat te creëren
  • Train je gespreksvaardigheden
    Toon oprechte interesse en voer het goede gesprek ‘van volwassene tot volwassene’. Vind je dit lastig? Volg dan een training of laat je coachen in de praktijk, vraag om feedback en verbeter waar nodig.
  • Lees je in
    Het is handig als je beschikt over kennis over zaken die van invloed zijn op iemand inzetbaarheid (en evt. ook passende interventies) Het uitgangspunt is immers dat je de medewerker en zijn situatie serieus neemt.

Deze artikelen kunnen ook van pas komen:

Verzuim

Omgaan met medewerkers die een dierbare hebben verloren door overlijden

Medewerkers die een dierbare verliezen door een overlijden lopen risico om uit te vallen. Het gemiddeld verzuim bij overlijden van een partner is volgens het Landelijk Steunpunt Verlies 115 dagen in het eerste jaar. Gebrek aan steun van de leidinggevende en collega’s is één van de oorzaken dat medewerkers thuis komen te zitten. Je moet als leidinggevende dus zorgen voor goede begeleiding. Maar wat is rouw eigenlijk precies? En mag iemand zich hiervoor ziek melden?

Lees meer
Leiderschap

Het goede gesprek, wat is het? En hoe voer je het?

In organisaties wordt steeds meer wendbaarheid, flexibiliteit en eigenaarschap van medewerkers verwacht. Iets wat niet kan zonder continu in gesprek te zijn over motivatie, competenties, talent en resultaat. Daarnaast heeft ieder mens behoefte aan positieve aandacht. Als leidinggevende kom je er dus niet mee weg om twee keer per jaar te vragen hoe het gaat. En dat kan ook prima anders. In dit artikel lees je alles over het goede gesprek.

Lees meer