Werkdruk signaleren en verminderen, zo doe je dat als leidinggevende

Werkdruk is niet hetzelfde als het druk hebben
De term werkdruk kan verwarrend zijn, want het heeft niet zozeer te maken met ‘het druk hebben’. Werkdruk is veel breder dan dat. Medewerkers kunnen werkdruk ervaren als zij:

• Te veel werk hebben of werk doen wat heel veel van hen vraagt (hoge taakeisen)
• Onder tijdsdruk moeten werken of piekbelasting ervaren
• Weinig autonomie en regelruimte hebben om hun taken uit te voeren en problemen op te lossen
• Emotioneel of cognitief veeleisend werk hebben
• Te weinig tijd hebben om te herstellen op het werk
• Weinig sociale steun ervaren
• Geen rechtvaardigheid ervaren, bijvoorbeeld door een lage beloning op het werk
• Baanonzekerheid ervaren
• Niet de vaardigheden of kennis hebben die ze bij de baan nodig hebben (mismatch)

Natuurlijk kan het per persoon verschillen of zij wel of geen werkdruk ervaren. De één vindt deadlines heel prettig en de ander krijgt hier stress van. Zaken als organisatiestructuur, persoonlijkheid, leefstijl, match met de functie en de maatschappij kunnen allemaal invloed hebben op de werkdruk ervaring. Ook al ervaart niet iedereen werkdruk op dezelfde momenten of in dezelfde baan, dit betekent niet dat het alleen aan de persoon of diens situatie ligt. Vaak vraagt de baan ook daadwerkelijk veel van de medewerker.

Er zijn verschillende signalen die kunnen wijzen op een hoe werkdruk. Hieronder noemen we er een paar.

Soms is het signaal duidelijk en benoemen de medewerkers de hoge werkdruk die zij ervaren. Het is belangrijk om zo’n signaal serieus te nemen. Door goed te luisteren en door te vragen kan je uitvinden wat er speelt en samen onderzoeken wat de verbetermogelijkheden zijn.

Meer subtiele en non-verbale signalen die ook op werkdruk duiden, zijn:

• Overwerken en pauzes overslaan
• Fouten maken, verminderde kwaliteit van het werk
• Het werk is niet af, trager werken
• Vermoeid en futloos zijn
• Geïrriteerd en emotioneel
• Communicatieproblemen tussen medewerkers
• Cynische houding, klagen en weerstand bij verandering
• Lichamelijke klachten zoals hoofdpijn
• (Frequent) verzuim

Geef je leiding op afstand, bijvoorbeeld omdat jouw teamleden veel thuiswerken of hybride werken? Dan is het lastiger om non-verbale signalen te herkennen, zoals geïrriteerdheid of vermoeidheid. Het is namelijk veel makkelijker om via Teams je even op te beuren, dan een hele dag. Daarnaast laat een scherm niet het volledige plaatje zien: je mist bijvoorbeeld de houding, contact en samenwerking met anderen, hoe iemand door de wandelgang loopt en andere veranderingen.

Daarom is het extra belangrijk om goed op de andere signalen te letten. Haalt de medewerker zijn deadlines of vermindert de kwaliteit van het werk?. De verbale communicatie wordt ook veel belangrijker. Vraag regelmatig – één op één en met volle aandacht –aan iemand hoe het gaat. Laat je niet te snel afschepen met ‘goed hoor’, maar vraag door. Heeft iemand er nog vertrouwen in? En hoe zit het met het werkplezier? Hoe gaat het privé? Kun je iemand helpen? Meer tips voor dit goede gesprek vind je hier.

Als je bij meerdere medewerkers signalen opvangt dat de werkdruk hoog is, is het slim om dit structureel aan te pakken. Het is verstandig om dit samen met je team te doen. Zij weten inmiddels het beste waar de knelpunten zitten en welke oplossingen zij hiervoor zien. Een arbeid & organisatiedeskundige kan je hierbij helpen. Onderaan dit artikel vind je je een stappenplan.

Daarnaast kan de werkdrukwijzer van TNO je helpen om werkdruk gestructureerd en effectief aan te pakken.

Naast zo’n eigen onderzoek in je team, kan je ook de risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) opvragen bij de organisatie. Hierin worden bekeken wat de risico’s zijn op een afdeling en oplossingen bedacht in een plan van aanpak.

Hoe ondersteun je een individuele medewerker die werkdruk ervaart?
Niet elke medewerker is hetzelfde, de een ervaart werkdruk door iets waar anderen geen last van hebben. Individuele aandacht blijft daarom belangrijk. Iemand die hoge werkdruk ervaart voelt zich overbelast. Als je dit merkt, ga dan het gesprek met je medewerker aan en kijk samen wat de oorzaak is en wat je er aan kunt doen. In het plaatje hieronder zie je enkele oorzaken van werkdruk en wat je er aan kunt doen.

Wettelijke rechten en plichten bij hoge werkdruk
Werkdruk is een vorm van psychosociale arbeidsbelasting (PSA) die kan leiden tot stress, wat kan leiden tot (psychisch) verzuim. In de Arbowet staat dat werkgevers ervoor moeten zorgen dat medewerkers geen last hebben van een te hoge werkdruk en dat ze de risico’s daarop wegnemen of beperken. Het risico moet ook worden opgenomen in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) waar de arbeid en organisatiedeskundige (A&O-deskundige) bij betrokken is. In het bijbehorende plan van aanpak horen maatregelen te staan om werkdruk te voorkomen.

De Wet flexibel werken regelt dat een medewerker kan vragen om aanpassing van de arbeidstijden of arbeidsduur. De werkgever kan dit verzoek alleen naast zich neerleggen als er dringende redenen zijn. Bijvoorbeeld als de werkgever daardoor in financiële problemen komt.

Meer lezen:
Op de website van arboportaal kan je handige tools en instrumenten vinden die je kan gebruiken om iets aan werkstress te doen, bijvoorbeeld de praatplaat van het RIVM, werkdruktest en de zelftest werkdruk en advies.

Het werkdrukkompas laat zien hoe werkdruk aangepakt kan worden met belangrijkste aandachtspunten en oplossingen op basis van een aantal stellingen die je beantwoord.