Allereerst is het dan natuurlijk goed om te weten wat er onder frequent verzuim wordt verstaan. Zoals in de intro genoemd, spreken we van frequent verzuim als iemand zich 3 keer per 12 maanden ziekmeldt (of vaker). Gemiddeld melden medewerkers zich 1x per jaar ziek. Het is dus opvallend als iemand zich 3 keer ziekmeldt. Dit kan een signaal zijn dat het minder goed met die medewerker gaat. Daarnaast is frequent verzuim een voorspeller voor langdurig verzuim, en dat is iets wat je als leidinggevende natuurlijk wilt voorkomen.
Waarom is het belangrijk om het goede gesprek over frequent verzuim te voeren?
Iedereen kan een keer ziek worden waardoor de medewerker niet kan werken en moet verzuimen. Frequent verzuim kan je zien als een signaal om het goede gesprek te voeren. Er zit namelijk vaak meer achter de drie ziekmeldingen dan je op het eerste gezicht zou denken.
Op het oog niet gerelateerde ziekmeldingen kunnen namelijk het gevolg zijn van langdurige of chronische stress. Stress beïnvloedt het immuunsysteem, je kunt dus sneller ziek worden als je veel stress ervaart. Stress zorgt ook voor een focus, waardoor je minder overzicht hebt en mensen onhandiger worden. Een oorontsteking, griep en gebroken been lijken geen verband te hebben, maar kunnen het gevolg zijn van stress.
Het is daarom zo belangrijk om goed door te vragen, ook over de privé- en werksituatie. Mogelijk spelen er zaken die ervoor zorgen dat een medewerker sneller ziek wordt. Als je dit onderzoekt, kan je daarna kijken wat voor mogelijkheden er zijn om de balans te verbeteren.
Daarnaast kan motivatie ook een rol spelen. Als een medewerker niet goed op zijn/haar plek zit, zich niet gewaardeerd voelt of niet betrokken is, meldt iemand zich makkelijker ziek als het even niet gaat. Een medewerker die heel gemotiveerd en betrokken is, zal dit niet zo snel doen. Wanneer je weet dat dit speelt, kan je hier het gesprek over hebben. Wie weet dat een loopbaangesprek of coaching kan helpen?
Natuurlijk kan frequent verzuim ook een puur medische oorzaak komen, bijvoorbeeld bij een chronische ziekte of kanker. Ook dan kan het waardevol zijn om het goede gesprek te voeren. Hoe gaat het nu? Lukt het nog? Is er bijvoorbeeld iemand die de taken van de medewerker tijdelijk kan overnemen bij afwezigheid?
Wat zijn andere factoren die kunnen meespelen bij frequent verzuim?
Doordat mensen het recht ervaren om zich ziek te melden…
… denkt niet iedereen na wat voor effect het heeft op onze werkzaamheden of collega’s die ons werk moeten overnemen.
… adviseren familie of vrienden een medewerker soms om zich ziek te melden.
… wordt vergeten dat we ook een plicht hebben om onze inzetbaarheid hoog te houden en verzuim te voorkomen.
… weet niet iedereen dat er ook andere mogelijkheden zijn om afwezig te zijn op werk, denk bijvoorbeeld aan calamiteitenverlof en bijzonder verlof of kortdurend en langdurend zorgverlof.
Hoe voer ik het goede frequent verzuim gesprek?
Het is verstandig om het gesprek goed voor te bereiden. Veel medewerkers realiseren zich namelijk niet dat ze zich al zo vaak ziekgemeld hebben. Het helpt als jij de verzuimdata op een rijtje hebt, het doel van het gesprek helder hebt en je alvast hebt ingeleefd in de situatie van de medewerker.
Stappenplan
Deze hand-out helpt je met de verdere voorbereiding geeft meer uitgebreide handvatten voor tijdens het gesprek. In het gesprek zelf maak je gebruik van je gespreksvaardigheden en een duidelijke opbouw in het gesprek. Het heeft niet zoveel zin in te gaan op iedere afzonderlijke verzuimmelding. Voor je het weet verzand je in een discussie over de ernst van klachten en of iets nu wel of niet een ziekmelding waard was. Dat is niet de manier waarop je frequent verzuim voorkomt, in tegendeel. Stel open vragen en luister naar de antwoorden. Ieder mens voelt zich graag gehoord. Kijk naar het grotere plaatje.
Dit beknopte stappenplan kan je helpen:
- Voorbereiding: zoek de verzuimcijfers op van de medewerker en leef je in. Zie onze hand-out voor tips en vragen die je hierbij helpen.
- Introductie: geef een korte inleiding over de reden van dit gesprek. Benoem de verzuimcijfers en waarom jij hier last van hebt. Geef medewerker tijd om de informatie te laten bezinken en te reageren.
- Oriëntatie: Hoe komt het dat de medewerker zo vaak afwezig is? Vraag naar mogelijke onderliggende oorzaken van het verzuim. Denk daarbij aan arbeidsomstandigheden en/of privéomstandigheden.
- Mogelijkheden: laat de medewerker zelf aangeven wat hij/zij wel of niet kan en met ideeën komen hoe hij/zij het verzuim kan verminderen en inzetbaarheid kan vergroten.
- Afspraken: Maak duidelijke afspraken over het vervolg en het gewenste effect van de afspraken. Wie gaat wat doen? Wanneer? Wat is dan concreet veranderd?
Wellicht vind je deze artikelen ook interessant om te lezen: