De rol van de leidinggevende op inzetbaarheid en verzuim

Jouw organisatie heeft gekozen voor het eigen regie model. Hierbij wordt de regie voor de oplossing van ziekteverzuimzaken bij de leidinggevende en de medewerker gelegd. Idealiter wordt de bedrijfsarts dan alleen ingeschakeld wanneer dat (wettelijk gezien) nodig is. Als leidinggevende heb jij een grote rol op inzetbaarheid, (preventie van) verzuim, productiviteit en werkplezier van medewerkers. Jij staat immers dichtbij hen en weet (als het goed is) wat er speelt in hun leven. Niet alleen op het werk, maar ook privé. Hierdoor kan je samen kijken wat passend is bij de situatie van de medewerker.

Voor een leven lang lekker werken is het van belang om duurzaam inzetbaar te zijn, zodat je nu én in de toekomst werk doet wat bij je past. Belangrijke factoren binnen duurzame inzetbaarheid zijn gezondheid, ontwikkeling van kennis en vaardigheden en motivatie. Maar je kan natuurlijk niet altijd 100% inzetbaar zijn, soms zit het even tegen. Deze verminderde inzetbaarheid, wat soms tot verzuim leidt, is in 4 domeinen op te delen:

Als jij weet wat er speelt in het privé- en werkende leven van je medewerkers, kun je samen met hen zoeken naar interventies, passend bij hun specifieke situatie. Je hebt als leidinggevende met name invloed op de domeinen werk, privé en motivatie van de medewerker. Het goede gesprek voeren is dus heel belangrijk.

De ene medewerker heeft bijvoorbeeld meer aan een verwijzing naar schuldhulpverlening, terwijl een overspannen medewerker behoefte heeft aan een coach of psycholoog. Door regelmatig in gesprek te gaan kan je medewerkers  gericht ondersteunen in hun inzetbaarheid, het liefst voordat het écht niet meer gaat.

Daarbij is het goed om te realiseren dat iedereen op een andere manier op eenzelfde situatie reageert en dus ook andere keuzes kan maken (coping). In dezelfde situatie blijft de ene medewerker volledig inzetbaar, terwijl de ander niet ziet hoe hij de situatie met werk kan combineren en zich afwezig of ziek meldt.

Verzuimdrempel

Het wel of niet ziekmelden wordt beïnvloed door de zogeheten verzuimdrempel. Hierin is een medewerker, soms onbewust, bezig met de vragen of hij wel kan of wil werken en wat eventuele consequenties zijn (zie de afbeelding hieronder). Vóór een ziekmelding en na een herstelmelding ben jij als leidinggevende aan zet voor het goede gesprek. Na een ziekmelding van een medewerker ben je gebonden aan wetgeving en zijn er ook andere professionals betrokken, waardoor je minder makkelijk het goede gesprek kan voeren. Een gesprek waar je open kan zijn naar elkaar geeft vaak het beste resultaat om tot een oplossing komt voor niet-medische problemen.

Met deze handvatten kan je het gesprek voeren:

• Toon allereerst zorg en betrokkenheid!
• Beoordeel vervolgens welk verlof van toepassing is: waardoor kan de medewerker niet werken? Gaat het om ziekte (medisch)? Of gaat het om één van de domeinen waarvoor er mogelijk andere verlofvormen gebruikt kunnen worden. Wanneer het om een vangnetbepaling, arbeidsongeval of verkeersongeval gaat, gelden ook weer andere processen.
• Bespreek de mogelijkheden: wat kan de medewerker nog wél?
• Bespreek ook wat de medewerker gaat doen om te herstellen? Is er hulp? Kun jij de medewerker nog ondersteunen?
• Vraag of de medewerker een inschatting kan maken wanneer hij weer werk kan oppakken?
• Check zaken voor overdracht: moeten er lopende afspraken of werkzaamheden worden overgedragen?
• Vraag om contactgegevens: adres en bereikbaarheid ziekteadres?
• Maak afspraken met elkaar: wie doet wat, wanneer spreken we elkaar weer?

Tip: wil je meer weten over andere verlofvormen, lees dan ook deze artikelen:

• Calamiteiten verlof en bijzonder verlof
• Zwangerschaps- , bevallings- geboorteverlof
• Ouderschapsverlof
• Kortdurend en langdurend zorgverlof

Let op de privacy!

In geval van ziekte door een medische aandoening, mag je niet (door)vragen naar de medische situatie vanwege de privacywetgeving. De AVG is hier streng op vanwege de geheimhouding van medische gegevens en borgen dat medewerkers zonder dwang of drang kunnen spreken (of zwijgen) over privacy gevoelige onderwerpen.

Daarnaast mag je ook geen medische gegevens of andere privacy gevoelige informatie verwerken. Dus geen aantekeningen of e-mails over diagnoses, klachten, medicijnen, therapieën of situationele problemen zoals een scheiding.

Wanneer een medewerker verzuimt, treedt de Wet verbetering Poortwachter in werking. Deze wet is in het leven geroepen om te zorgen dat er minder langdurig zieke medewerkers zijn. Echter, de meeste medewerkers melden zich binnen een week weer beter. Dus je krijgt niet heel regelmatig met deze wet te maken. In dit filmpje wordt de WvP duidelijk uitgelegd

Wat moet je écht weten van de WvP?

• Zowel de werknemer als werkgever zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor re-integratie, bij voorkeur in eigen werk. Als werkgever word jij hierop beoordeeld door het UWV.
• Binnen één week moet de ziekmelding geregistreerd zijn bij de arbodienst.
• Binnen 8 weken na ziekmelding maak je samen met de medewerker ene plan van aanpak. Hierin staat beschreven wat jullie gaan doen om de medewerker weer aan het werk te krijgen. Het plan van aanpak wordt gebaseerd op de probleemanalyse die de bedrijfsarts maakt.
• Minimaal elke 6 weken evalueren jij en de medewerker de voortgang, stellen deze bij en documenteren dit.

Naast deze punten zijn er meer verplichte stappen die genomen moeten worden volgens de WvP. Alle verplichtingen en meer informatie over de WvP kan je vinden op ons platform of via arboportaal.

Er zijn heel veel verschillende soorten verzuim, met allemaal verschillende oorzaken. Dit kan medisch zijn, maar ook door een andere oorzaak dan ziekte. Vaak is de oorsprong van de verzuimbehoefte dan terug te leiden naar een situatie in het privéleven, een motivatie-issue of een werksituatie. In de kennisbank vind je onder het kopje Verzuim veel informatie over het ondersteunen van medewerkers in allerlei situaties waardoor zij niet of minder inzetbaar zijn

Verzuim door lichamelijke of fysieke klachten 

Het kan zijn dat een medewerker niet kan komen werken door lichamelijk klachten. Hierin onderscheiden we klachten aan het de spieren en gewrichten, ofwel het ‘bewegingsapparaat’. Dit zien we vaak bij fysieke beroepen, maar klachten aan arm, nek en schouders (KANS) komen ook regelmatig voor bij beeldschermwerk. Andere vormen van verzuim door een fysieke oorzaak, zijn bijvoorbeeld hart- en vaatziekten, kanker, Long COVID, maar bijvoorbeeld ook een zwangerschap.

 Verzuim door psychische klachten 

Naast verzuim dat door fysieke klachten wordt veroorzaakt, bestaat er ook psychisch verzuim waarbij mensen mentale of geestelijke klachten ervaren. Soms is hiervan de oorzaak volledig medisch, maar vaak zien we dat de oorzaak van psychische klachten gerelateerd is aan motivatie, werk of privé situaties of een combinatie van deze factoren. Denk bijvoorbeeld aan een medewerker in rouw.

Psychisch verzuim kan komen door werkstress en leiden tot een burn-out. Het is daarom goed om stress signalen op tijd te herkennen en het goede gesprek aan te gaan. Daarnaast kan je bij psychisch verzuim ook denken aan een depressie of angststoornis.

Frequent verzuim

Wanneer een medewerker zich 3x heeft ziek gemeld binnen 12 maanden spreken we van frequent verzuim. In Nederland verzuimt een medewerker gemiddeld 1x per jaar. Frequent verzuim is een belangrijk signaal, want vaak zit er meer achter dan je denkt. Mogelijk speelt er op privé gebied veel of past de baan toch niet zo goed meer bij de medewerker. Daarnaast is het een voorbode voor langdurig verzuim. Het is dus van belang om het goede gesprek met de medewerker te voeren over hoe het écht met iemand gaat en wat jullie kunnen doen om de balans te herstellen.  

Gelukkig sta je er als leidinggevende niet alleen voor. Zowel in geval van verzuim of bij preventie hiervan kan je ondersteuning vragen aan andere professionals. In onderstaand plaatje geven we de spelers bij inzetbaarheid en verzuim visueel weer: de medewerker in het midden, met daar omheen de leidinggevende, praktijkondersteuner bedrijfsarts (POB), HR en bedrijfsarts.